Унификация и стандартизация управленческой документации

Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. Унификация – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основные принципы:

1. Унификация от общего к частному – заключается в построении формуляра – образца документов для конкретной системы документации.

2. Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления – обеспеч. путем мак. типизации и трафаретизации документов.

3. Комплексность унификации - должны соблюдаться все требования к документу.

4. Информативность – вкл. только те реквизиты, которые нужны для конкретных задач.

5. Сокращение числа видов документов – за счет совершенствования методов управления.

6. Стабильность требований к документам.

7. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации.

8. Экономичность – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации 3 способа унификации текстов:

1. Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

2. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть.

3. Таблица – постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная на пересечении соответствующих граф и строк. Работы по унификации документов включают установленные номенклатуры действующих форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра - образца.