double arrow

Обычно, при адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, должностному лицу указывают инициалы и фамилию получателя

3.3.9. Поручения

Указания по исполнению документа даются в форме поручения руководителем или заместителем руководителя Учреждения.

Поручения оформляются, как правило, на отдельном листе (Приложение № 12), также допускается их оформление в верхней свободной от текста части первой страницы документа. В состав поручения должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата поручения.

При наличии в поручении нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым). Ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения несет должностное лицо, указанное первым.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.10. Оформление приложений к документам (письмам)

Если к служебным документам (письмам) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается с красной строки и после его написания ставится двоеточие. Приложения должны иметь все необходимые для данного документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

Если служебный документ (письмо) имеет приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого,

например:

Приложение: № 1. Проект решения Учёного совета на 4 л. в 5 экз.

№ 2. Проект Программы развития Государственного

Учреждения Минфина России на 7 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение: письмо Министерства финансов Российской Федерации

от 17.02.2008 № 02-5/101 и приложение к нему, всего

на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов внутренних документов

3.4.1. Приказ

Приказ (Приложение № 3) - правовой акт, издаваемый руководителем Учреждения для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Учреждением. Приказ должен иметь номер и дату, которая оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (15.06.2006 или 15 июня 2006 г.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из одной и более строчек, печатается полужирным шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру строки. Приказ должен иметь заголовок, который, как правило, начинается с предлога «О (Об)». Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, нормативные документы, послужившие основанием для издания приказа. Чаще всего эта часть приказа начинается словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение»...

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается полужирным шрифтом в разрядку, согласно Приложению № 3.

Допускается оформление приказов, не содержащих преамбулы, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки (Приложение № 5), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа на отдельном листе.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности и т. п. Их регистрация происходит по календарному году в подразделении делопроизводства и архива. Приказы по личному составу издаются и регистрируются подразделением персонала в соответствии с «Инструкцией по кадровому делопроизводству».

Оформление и регистрация приказов осуществляется по календарному году. Они имеют порядковую нумерацию: Приказы должны оформляться на бланке Учреждения. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя Учреждения.

В последнем пункте распорядительной части приказа, как правило, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя руководителя И.О. Фамилия».

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

В приложениях к распорядительным документам (приказам, распоряжениям) в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного служебного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается также центрировать это слово, наименование служебного документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

Приложение к приказу от 15.09.2008 № 49

Страницы приказа и приложения нумеруются отдельно. Нумерация приложений производится только в том случае, если их количество больше одного, например: Приложение № 1, Приложение № 2.

После подписания приказ передается на регистрацию в подразделение делопроизводства и архива. Копии приказа заверяют печатью подразделения делопроизводства и архива и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки (Приложение № 5), который составляется и подписывается исполнителем.

Рассылка приказа осуществляется на основании указателя рассылки.

3.4.2. Распоряжение

Распоряжение (Приложение № 6) - распорядительный документ, издаваемый руководителем Учреждения или заместителями руководителя по его поручению. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа.

Копии распоряжений заверяют печатью подразделения делопроизводства и архива и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки (Приложение № 5), который составляется и подписывается исполнителем.

3.4.3. Протокол (Приложение № 8) - составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь.

Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается, как правило, с предлога «О» или «Об», который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится от третьего лица множественного числа, т.е. по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Выписка из протокола совещания по отдельному вопросу подписывается только секретарем.

Протоколы совещаний руководства оформляютсяпо форме, указанной в Приложении № 9, и обязательно содержат список присутствующих на совещании в алфавитном порядке, наименование рассматриваемых вопросов, а также резолютивную часть, включающую поручения должностным лицам Учреждения и сроки их исполнения. Протокол совещания руководства подписывается руководителем. Поручения, данные на совещаниях руководства, ставятся на контроль подразделением делопроизводства и архива.

3.5. Докладная, объяснительная, служебная записки – информационно-справочные документы

Докладная записка (Приложение № 10) может быть адресована руководителю своей организации или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной. Внутренние записки подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4 и подписываются руководителем, или по его поручению заместителем руководителя Учреждения. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения Учреждения или должностного лица.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Объяснительная записка (внешняя), поясняющая содержание документа, является приложением к документу и оформляется на общем бланке. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.

Реквизиты докладной и объяснительной записок:

- адресат;

- наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);

- дата, номер, место издания;

- заголовок, текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Служебная записка (Приложение № 10) - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри Учреждения.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. В тексте служебной записки наличие заголовка и личного обращения («Уважаемый …!») – обязательны. Сам текст состоит из 2-х частей: изложения фактов, выводов и предложений по излагаемому вопросу.

3.6. Особенности технического оформления документов

1. Документы должны быть напечатаны ясно, разборчиво.

2. При печатании документа в случае использования бланков формата А4 текст печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

3. Название вида документа печатается прописными буквами.

4. Устанавливается единый вариант расположения реквизитов на бланках - продольный.

5. Бланки структурного подразделения или должностного лица изготавливают в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

6. При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине или справа верхнего поля листа.

3.7. Содержание и структура текста

1. Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида). Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

1 Начинать текст письма следует с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

2 Тексты документов оформляют в виде сплошного текста, таблицы или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера строк.

4. При наличии в тексте ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1) .Текст сноски печатается через один интервал в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

5. Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их.

6. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

7. Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) - излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй - содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

8. Текст сложных по содержанию документов (положение, устав, инструкция и другие) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, разделенными точкой (например, 1.1.1.2).

9. В документах используется следующая форма изложения:

- от первого лица в единственном числе - текст приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

- от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;

- от третьего лица множественного числа - нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

Тексты ответных писем излагаются от третьего лица, единственного числа.

Например:

«Министерство считает…», «Департамент рассмотрел…».

10. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста (без абзаца).

11. Терминология должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными правовыми актами. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте не рекомендуется употреблять устаревшие слова и обороты.

12. В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями, например: Сбербанк России, Минфин России.

3.8. Телеграммы и факсимильная связь

1. Телеграммы составляются согласно образцу и передаются для отправки в подразделение делопроизводства и архива. Копия телеграммы с отметкой о времени ее приема возвращается в соответствующее структурное подразделение.

2. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

3. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в подразделение делопроизводства и архива, второй подшивается в дело структурного подразделения.

4. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование: ФГОБУ ВПО «Государственный Учреждение Минфина России» или ГУМФ, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.

5. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «Исправленному верить» и заверены исполнителем.

6. Перед адресом указываются категории телеграммы: «Молния», «Срочная».

7. В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

8. В случае оформления телеграмм через телеграф почтового отделения, их оформление производится отдельно по каждому адресу.

9. Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется только по указанию или с разрешения руководителя или заместителя руководителя или руководителей структурных подразделений Учреждения.

10. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения с пометкой «FАХ (дата и время)».

3.9. Порядок снятия и выдачи копий документов

1. Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в Учреждении и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения. С приказов, протоколов, исходящих писем и иных документов, подписанных руководителем, снятие копий разрешается только по указанию руководителя Учреждения.

2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк Учреждения, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово или ставится штамп "Копия". При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

3. При заверении копии документа, внизу, после полного воспроизведения текста, пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения, например:

Верно

Ведущий документовед

Управления делопроизводства

и архива Личная подпись И.О.Фамилия

04.01.2009

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять печать подразделения делопроизводства и архива.

3.10. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Поскольку в настоящее время каждая крупная организация имеет свою собственную систему автоматизированного документооборота, порядок разработки, эксплуатации и пользования таких систем определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

3.11. Организация документооборота

1. Движение документов в Учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки, образует единый документооборот Учреждения.

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов - документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа, как правило, исключены;

- распределение документов руководителям, заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

2. Документооборот состоит из следующих потоков:

- - Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений, иных юридических лиц и граждан);

- - Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам);

- - Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач Учреждения (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют сотрудники Правового подразделения Учреждения.

3. Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организация контроля

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение поручений, данных руководителем и заместителям руководителя Учреждения.

1. Все поручения, данные руководителем, подлежат контролю в Управлении делопроизводства и архива.

2. Контроль за исполнением поручений устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, а также повышения уровня исполнительской дисциплины.

3. Каждому поручению, поставленному на контроль, подразделение делопроизводства и архива присваивает регистрационный номер и дату постановки на контроль и направляет исполнителям. Регистрационный номер поручения состоит из сокращенного буквенного наименования должностного лица давшего поручение (ХХ — руководитель; YY - заместитель руководителя) и номера поручения (например, ХХ-333) (Приложение № 12).

4. Документы поступают к исполнителям на бумажных носителях.

5. Ответственным исполнителем контрольного поручения является сотрудник, указанный в резолюции первым, если другого не указано в тексте поручения или резолюции. Остальные сотрудники, указанные в поручении, являются соисполнителями.

6. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за исполнение поручения в срок и по существу.

7. Соисполнители, указанные в поручении, несут ответственность за своевременность представления материалов ответственному исполнителю в рамках своей компетенции.

8. В течение одного рабочего дня после получения поручения ответственный исполнитель имеет право представить на имя руководителя служебную записку с мотивированной просьбой об изменении состава исполнителей поручения, либо назначении другого ответственного исполнителя.

9. Сотрудники, назначенные ответственными за делопроизводство в подразделениях, несут ответственность за:

- ведение в подразделении учета поручений;

- своевременное информирование руководства подразделения о поступлении контрольных поручений и о сроках их исполнения;

- своевременное представление руководителю и в подразделение делопроизводства и архива информации об исполнении поручений, о необходимости продления срока исполнения или о причинах неисполнения поручений;

- надлежащее оформление документов по вопросам исполнения контрольных поручений.

10. Для фиксации факта исполнения контрольного поручения, ответственный исполнитель представляет служебную записку на имя руководителя.

11. При необходимости продления сроков исполнения поручений
ответственный исполнитель обязан до истечения срока исполнения представить
служебную записку на имя руководителя с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения.

Вопрос о продлении срока исполнения поручения решается руководителем.

Сотрудник подразделения делопроизводства и архива, ответственный за регистрацию поручений, извещает ответственного исполнителя о решении руководителя по указанному вопросу.

12. Все поручения регистрируются в подразделении делопроизводства и архива.

13. Регулярно, но не реже одного раза в неделю, подразделение делопроизводства и архива готовит и представляет руководителю сведения о состоянии исполнения поручений.

14. Контролю также могут подлежать приказы, распоряжения и поручения руководителя или заместителя руководителя.

15. Поручение считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

- если в поручении поставлен срок исполнения – в указанный срок;

- если поручение дано в связи с подготовкой ответа на обращение органов государственной власти Российской Федерации – в семидневный срок;

- если в поручении имеется пометка "срочно", – в трехдневный срок;

- поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок; Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

16. Если документ исполнен в установленном порядке, то кроме записи «В дело», подписи и даты, исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

4.2. Порядок снятия поручений с контроля

1. Поручения снимаются с контроля, когда решены все поставленные в них вопросы или дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

2. Решение о снятии поручения с контроля принимается руководителем Учреждения.

5. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

1. Вся корреспонденция, поступающая в Учреждение, принимается и регистрируется сотрудниками подразделения делопроизводства и архива.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, упаковки и правильность адресации. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в отделение почтовой связи.

Получение заказной корреспонденции осуществляется в день доставки в Учреждение извещения на получение указанной корреспонденции.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с курьером, заказная, и т. п.), регистрируется в журнале электронной базы данных.

2. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (Приложение № 11).

3. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресации и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

4. На всех входящих документах, подлежащих регистрации, в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп, как правило, ставится на конверте.

5. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через подразделение делопроизводства и архива.

6. Документы, не требующие доклада руководству Учреждения, направляются подразделением делопроизводства и архива непосредственно в структурные подразделения.

7. Структурные подразделения Учреждения имеют именные ячейки в подразделении делопроизводства и архива. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях обязаны ежедневно проверять ячейки на наличие документов.

8. Корреспонденция с грифом «Для служебного пользования», поступающая в Учреждение, принимается и регистрируется сотрудником подразделения делопроизводства и архива в специальном журнале и выдается исполнителю под личную подпись. Снятие копий с корреспонденции «Для служебного пользования» не допускается.

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

3. Документы, подписанные руководителем Учреждения, регистрируются в подразделении делопроизводства и архива и направляются адресату с курьером, либо по каналам почтовой связи.

4. Документы, подписанные руководителем или заместителям заместителем руководителя или руководителями структурныхого подразделенийподразделения, регистрируются в подразделении делопроизводства и архива и направляются адресату по каналам почтовой связи.

5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

6. Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в подразделение делопроизводства и архива.

7. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, перед сдачей корреспонденции на отправку, должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресации в присутствии сотрудника подразделения делопроизводства и архива. На документы, подготовленные к отправке, заполняется 2 экземпляра описи-вложения с обязательным указанием структурного подразделения, отправляющего почту, Ф.И.О. исполнителя и номера телефона. Отправляемая корреспонденция конвертируется сотрудниками подразделения делопроизводства и архива, либо ответственным исполнителем, отправляющим корреспонденцию.

7. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Регистрация документов

1. Регистрация документов в Учреждении осуществляется в подразделении делопроизводства и архива. Регистрации подлежит:

- входящая корреспонденция, адресованная на имя руководителя, заместителя руководителя;

- документы, адресованные Учреждению без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция;

- исходящая за подписью руководства Учреждения документация;

- приказы;

- распоряжения.

2. Протоколы совещаний у руководителя или заместителя руководителя регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

3. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

4. Сотрудники подразделения делопроизводства и архива проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и регистрируют.

5. Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах.

6. Исходящие номера писем, отправляемых Учреждением, проставляются сотрудниками подразделения делопроизводства и архива.

Например: 36-ХХ-11/123, где

36 – индекс Учреждения в соответствующей номенклатуре;

ХХ – цифровой индекс структурного подразделения;

11 – номер, соответствующий исходящей документации Учреждения;

123 – порядковый номер.

7.2. Индексация документов

Каждому структурному подразделению Учреждения и представительствам Учреждения присваиваются цифровые индексы в номенклатуре дел (см. раздел 12).

8. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

В подразделениях делопроизводства и архива и других структурных подразделениях Учреждения справочным аппаратом являются автоматизированная система учета. Также учет может вестись в журналах регистрации.

Справочные картотеки и журналы заводятся на документы, поступившие на имя руководителя и в адрес Учреждения.

9. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

9.1. Передача и обработка документов

Передача документов из подразделения делопроизводства и архива в структурные подразделения осуществляется через тех должностных лиц, которые отвечают за работу с документами в этих подразделениях.

1. Руководители структурных подразделений Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования (визирования), рассматриваются в день их поступления.

Срочные документы передаются немедленно.

3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование (визирование), представление или подписание (утверждение) руководителем, заместителям руководителя или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование, а также готовит список для рассылки.

4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Учреждение Минфина России и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результате окончательного исполнения.

5. При наличии ответственного исполнителя все остальные соисполнители в пределах своей компетенции проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины и правильность использования нормативной базы при подготовке и исполнении документов.

9.2. Сроки исполнения документов (рекомендованные)

1. Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения в указанный срок;

- имеющие пометку «Весьма срочно»-исполняются в суточный срок, «Срочно»-в трехдневный, «Оперативно» в десятидневный, остальные-в срок не более месяца.

2. Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со сроком исполнения до десяти дней должны согласовываться исполнителем в суточный срок.

3. Поступления со сроком исполнения до десяти дней должны доводиться до исполнителей в день поступления.

4. Проекты документов согласовываются в течение трех дней, согласованный проект визируется в течение суток.

5. Правовое подразделение рассматривает проекты правовых нормативных актов, поступивших на согласование в срок не более пяти суток.

6. Если невозможность соблюдения срока выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения обратиться к руководству с просьбой о продлении срока.

10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

1. Номенклатура дел Учреждения (Приложение № 13) – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки исполненных документов и основой составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2. Номенклатура дел Учреждения составляется подразделением делопроизводства и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел Учреждения, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) Учреждения, утверждается руководителем.

3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Учреждения, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.

4. В номенклатуру дел Учреждения включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, различного рода карточки и т. д.

5. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Учреждения, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

6. Графы номенклатуры дел, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

36 – ХХ - YY, где

36 – индекс Учреждения в соответствующей номенклатуре;

ХХ – номер структурного подразделения;

YY – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т. д.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел государственного высшего учебного заведения.

Графа 3 заполняется по окончании учебного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

7. В течение года в номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (Продолжение приложения № 13).

11. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в Учреждении формируются децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в Учреждении осуществляются подразделением делопроизводства и архива.

2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При большом количестве документов и приложений, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком и индексом дела.

3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка «В дело №...»,дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

14. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1. Экспертиза ценности документов – отделение важных документов с целью их отбора на хранение.

2. Экспертиза ценности документов в Учреждении проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются соответствующим положением.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Учреждения с привлечением сотрудников подразделения делопроизводства и архива. Окончательное решение принимает ЭК.

4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел Учреждения, «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения и с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение № 15).

13 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

1. Дела Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения делопроизводства и архива.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела (Приложение № 16);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 17); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела хранятся в скоросшивателях; не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются вручную арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение № 18).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.).

16. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

2. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве подразделения делопроизводства и архива. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Учреждения, которую готовит подразделение делопроизводства и архива и по которой оно может сдавать дела на государственное хранение.

3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с подразделением делопроизводства и архива; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

4. Описи дел составляются в установленной форме в четырех экземплярах.

17. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

18. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ

1. Для обеспечения сохранности документов в Учреждении создан архив.

2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

3. В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации, Положением об архиве Учреждения.

4. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям (Приложение № 22) сотрудниками структурных подразделений. Передача дел осуществляется только в полностью оформленном виде. Дело должно быть прошито и пронумеровано. Наличие обложки дела (Приложение № 18) и внутренней описи (Приложение № 17) и листа-заверителя дела (Приложение № 16) обязательны.

18.5. Дела временного (до 5 лет включительно) хранения в структурных подразделениях или в специально отведенном для этого помещении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Их передача осуществляется по описям и номенклатурам дел. Документы сдаются увязанными в связки, не содержащими пластиковых упаковок, скрепок, скобок с тремя экземплярами описей.

6. Передача дел в архив осуществляется ежегодно согласно графику, составленному подразделением делопроизводства и архива. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за ведение архива в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи лица, ответственного за архив и сотрудника, передавшего дела.


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: