Классификация документов

Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования и организации работы с документами в процессе создания документа.

Составной частью делопроизводства является документирование.

Документирование – процесс составления и оформления документа. Оно развивается по двум направлениям:

ü Документирование по общим вопросам управления

ü Специальная документация (бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и др. документация).

Документ – это какой-либо электронный носитель с информацией, закрепленной на нём любым способом с целью передачи её во времени и пространстве.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении - он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией мили должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Документ может выполнять следующие функции:

1. Историческая (фиксирует факты)

2. Учетная (в бухгалтерии)

3. Культурная (передает традиции)

4. Социальная (докумен6т передает жизнь человека в обществе)

5. Правовая

6. Коммуникативная (передача информации).

В течение времени документы меняются.

Классификация документов.

Классификация документов:

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех. условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации: письменные, графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности: классифицируют на простые и сложные. Простые – документы, в кот. рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По происхождению: служебные, и личные.

По срокам хранения: временного и постоянного срока хранения.

По степени обязательности: информационные, директивные.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Типовые - документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, кот. заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Примерные - используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при кот. постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в кот. постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и др. документы.