Введение

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно доку-менты, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.
Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе и с помощью документов вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для ни-жестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей.
Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информа-ция, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.
В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2)средством фиксации и передачи управленческих решений. Особое место от-водится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обме-на информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие частей (структурных подразделений), организации, предприятия, фирмы.
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.
Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспек-тивный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной дея-тельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продук-ции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фикса-ция этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.
Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют докумен-ты по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и под-тверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важней-шая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивает-ся. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требования-ми КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек.
Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и со-оружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.
Таким образом, по мнению специалистов, документ представляет собой ре-зультат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной дейст-вительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко-видеозаписи. Документ изготов-ляется на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)