Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов – РД - (приказов, распоряжений, протоколов служебных совещаний)

4.1. Приказ издается в Обществе для решения вопросов финансово-хозяйственной деятельности или связанных с персоналом предприятия.

4.2. Приказы по всем направлениям основной деятельности предприятия издаются только генеральным директором Общества или лицом, его замещающим.

4.3. Распоряжения издают по оперативным вопросам заместители генерального директора в пределах их компетенции.

4.4. Распорядительные документы должны иметь заголовок (краткое содержание), отвечающий на вопрос «о чём?»

Примеры: - О реорганизации производства.

-Об изменении оплаты труда.

4.5. Содержание распорядительных документов не должно противоречить действующему законодательству. Соблюдение этого требования возлагается на руководителя, подписывающего РД. Распорядительные документы в обязательном порядке должны быть согласованы с юридическим отделом.

4.6. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся ОАО "___________________________________".

4.7. Распорядительная часть приказа должна начинаться словом - ПРИКАЗЫВАЮ, распоряжение - ПРЕДЛАГАЮ. Эти слова печатают прописными буквами на отдельной строке через три межстрочных интервала ниже констатирующей части.

Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.

Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.

Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.

В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.

В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Примеры: 1. Ответственность за организацию исполнения приказа

возложить на …

2. Контроль исполнения приказа возложить на…

4.8. Если РД вводит в действие какие- либо документы, то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов пишется слово «Приложение» и делается ссылка на РД. Если приложений несколько, их нумеруют арабскими цифрами.

Пример-Приложение 2 к приказу от 05.01.2001. №3.

4.9. Проект РД должен быть согласован с заместителями генерального директора, и руководителями заинтересованных структурных подразделений Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы. Согласование выполняется на «Бланке согласования». Допускается согласование производить на бланке РД ниже текста документа. Согласование оформляется подписью визирующего РД, ее расшифровкой и датой. При наличии у согласователя замечаний к содержанию РД, согласование производится только на «Бланке согласования», где и указываются замечания. Решение по спорным вопросам при согласовании принимает руководитель, подписывающий документ.

4.10. Специалист, вносящий проект РД, обеспечивает его согласование. В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.

4.11. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.

В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.

Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:

Планово-финансовому управлению (Сидорова) подготовить...

Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:

Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить...

4.12. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.

Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.

Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:

В дополнение к приказу генерального директора ОАО "________________________" от 25.02.00 г. No. 321

4.13. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего.

4.14. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение

к приказу генерального

директора ОАО "__________________________"

13.03.99 No. 23

Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака No.).

4.15. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.

4.16. Каждый РД, перед подписанием документа руководителем должен быть в обязательном порядке согласован Управляющим делами и персоналом с целью определения правильности его оформления, проверки наличия указания о рассылке и полноты согласования.

4.17. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места - на обороте последнего листа подлинника.

Рассылка приказа указывается выше фамилии исполнителя.

4.18. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:

Генеральный директор личная подпись инициалы, фамилия

4.19. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.

Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.

4.20. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу.

В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАПРАВИТЬ, затем указывается фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.

Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.

В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита "Подпись".

4.21. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква «к», «лс», «от», «ком».

4.22. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, по личному составу - в кадровой группе, приказы, связанные с оплатой труда с индексом «ПЭО» хранятся в планово-экономическом отделе.

4.23. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).

Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

4.24. ПОРУЧЕНИЕ как вид РД оформляется заместителями генерального директора Общества на специальном бланке, который содержит следующую информацию:

· Должность, фамилию, инициалы специалиста, кому дается поручение,

· Порученные для решений вопросы,

· Срок исполнения,

· Должность, фамилия, инициалы, подпись лица, дающего поручение,

· Дата поручения.