Утверждаю

______________________

(наименование должности

_______________________

руководителя организации)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наимено-вание формы документа	Дата утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа	Подразделение (должностное лицо), ответственное за подготовку	Согласование	Подпись	Утвержде-ние	Печать	Периодич-ность составле-ния	Приме-чание
Внутреннее	Внешнее

Наименование должности руководителя

службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи

________________

Примечание. Табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма списка на рассылку

_______________________________________________________________

(название, дата, индекс документа)

Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата	Почтовый адрес	Количество экземпляров	Примечание

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерный перечень

документов, подлежащих утверждению

1. Акты (приема законченных строи­тельством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-пе­редачи дел и т.д.).

2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических со­оружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологиче­ских работ, технические и т.д.).

4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т. д.).

5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизвод­ству, технике безопасности, внутреннего трудового распоряд­ка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командиров­ках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).

10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).

12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).

13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Унифицированные формы документов.

17. Штатные расписания.

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Образец оформления листа согласования

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения первичного учета использования вод»

Полное наименование организации (сокращенное наименование организации)

№

СОГЛАСОВАНО Министр жилищно- коммунального хозяйства Республики Беларусь Подпись В.М.Белохвостов 21.09.2008	СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь Подпись В.В.Назаренко 21.09.2008
СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Брестского областного исполнительного комитета Подпись М.И.Юхимук 20.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Витебского областного исполнительного комитета Подпись В.П.Андрейченко 27.09.2008
СОГЛАСОВАНО Председатель Гомельского областного исполнительного комитета Подпись А.С.Якобсон 22.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Гродненского областного исполнительного комитета Подпись В.Е.Савченко 22.09.2008
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Минского городского исполнительного комитета Подпись А.Я.Кунцевич 22.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Минского областного исполнительного комитета Подпись Л.Ф.Крупец 24.09.2008
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Могилевского областного исполнительного комитета Подпись В.В.Кравцов 22.09.2008

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерный перечень документов,

не подлежащих регистрации

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Срок	Название вида	Автор
исполнения	документа	(корреспондент)
Дата и индекс поступления	Дата и индекс документа
Заголовок (краткое содержание)
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона
Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Правила заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется.
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации-автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации–корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации.
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов.
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа.
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе.
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя.
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа.
Отметка об исполнении документа	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа.
Дело №	Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел.

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма номенклатуры дел организации

Наименование вышестоящей организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год

УТВЕРЖДАЮ _______________________ (наименование должности _______________________ руководителя организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание

Номенклатура дел составлена на основании _________________________

(названия и выходные данные

_______________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(наименование должности лица,

ответственного за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование организации) ____________ № ____________

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _______________ (наименование __________________________ государственного архива или органа __________________________ Государственной архивной службы ____________________________ Республики Беларусь, ____________________________ вышестоящей организации) __________ № ____________

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ___________________________ (место составления) на _____________ год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню	Примечание

Номенклатура дел составлена на основании _________________________

(названия и выходные данные

_______________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации) Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

(наименование должности лица,

ответственного за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭК ___________________________ (наименование структурного подразделения) ____________ № ____________

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в _________________________________

^{(наименование организации)}

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

(лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов дела № ____

№ п/п	Дата документа	Индекс документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого _______________________________________ листов документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________

(цифрами и прописью)

лист(ов), в том числе:

литерные номера листов _______________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 15

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма обложки дела

_________________________________________________________________ (наименование государственного архива)* _________________________________________________________________ (наименование вышестоящей организации) _________________________________________________________________ (наименование организации) _________________________________________________________________ наименование структурного подразделения (общественной организации, _____________________________________________________________ функции или направления деятельности) Дело № ________________ Том № ___________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ (заголовок дела) _______________________ дата (крайние даты) На ______________ листах Хранить ________________ Ф. _________ Оп. ________ Д. _________

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения

(общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) Опись № __________________ дел _______________________ (наименование категории дел) за _____________ год

УТВЕРЖДАЮ ________________________ (наименование должности ________________________ руководителя структурного ________________________ подразделения (общественной ________________________ организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Приме-чание

В данную опись внесено ________________________________________

(цифрами и прописью)

дел с № __________________ по № _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

(лица, ответственного за ДОУ)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭК _____________________________ (наименование структурного подразделения) _____________ № ______________

Передал ______________________ дел и ___________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

работника, передавшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _________________________ дел и ________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

работника архива (лица,

ответственного за архив),

принявшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел,

не подлежащих хранению

Наименование вышестоящей организации Наименование организации АКТ _________ № ____________ ________________________ (место составления)

УТВЕРЖДАЮ ______________________ (наименование должности _______________________ руководителя организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих

хранению

На основании ___________________________________________________

(названия и выходные данные нормативных правовых актов,

_______________________________________________________________

использованных при проведении экспертизы ценности)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* _________________________________________________________________

(название фонда)

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера номенклатур (описей) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	При-меча-ние

Итого ____________________________ дел за ________________год(ы).

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ год(ы) утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК)_______________

______________________________________________________________

(наименование государственного архива, органа Государственной архивной службы

______________________________________________________________

Республики Беларусь или вышестоящей организации)

(протокол ___________ № _________)

Наименование должности

лица, проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________ (наименование организации) ____________ № ____________

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _______________ (наименование __________________________ государственного архива или органа ____________________________ Государственной архивной службы ____________________________ Республики Беларусь, ____________________________ вышестоящей организации) __________ № ____________

Документы в количестве ____________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в _________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ № _____

Наименование должности

работника организации,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива (лица,

ответственного за архив),

внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма листка-заместителя документа

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _______________ Дата __________ Индекс ___________

Корреспондент ________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________

______________________________________________________________

Выдан ________________________________________________________

(дата выдачи)

Выдал ________________________ Получил_______________________

(наименование должности, подпись, (наименование должности, подпись,

_________________________ _______________________

расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,

_________________________ _______________________

выдавшего документ) которому выдан документ)

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма карты-заместителя дела

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № _______________________________________________________

(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)

Выдано ___________________ во временное пользование до _________.

(дата выдачи) (дата возврата)

Выдал ________________________ Получил_______________________

(наименование должности, подпись, (наименование должности, подпись,

_________________________ _______________________

расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,

_________________________ _______________________

выдавшего дело) которому выдано дело)

* Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.

* В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.

* Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.

* Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.

* Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.

** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.

* Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».