Общие положения

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ

Г. Воронеж

Г.

Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж разработана в соответствии с федеральным и областными законами, ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 №65-ст., регламентом администрации городского округа город Воронеж, нормативными и методическими документами регламентирующими ведение архивного дела и с учетом особенностей документооборота в администрации городского округа город Воронеж.

1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж, (далее именуется – Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации городского округа город Воронеж.

1.3. Структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж могут организовывать и вести делопроизводство на основе индивидуальных инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов, разработанных в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.4. Делопроизводство в администрации городского округа город Воронеж организуется с использованием системы электронного документооборота (далее – система ЭД), предназначенной для автоматизации управленческого документооборота и процессов делопроизводства в администрации городского округа город Воронеж.

Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые в администрации городского округа город Воронеж должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Порядок обращения с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

1.6. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж осуществляет управление по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа город Воронеж и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж определяют (назначают) ответственных за работу с документами приказом.

1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.

1.9. Сотрудники структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены под роспись с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения, при необходимости – руководитель управление по работе с гражданами и структурами гражданского общества.

1.10. Руководители структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

1.11. При временном отсутствии сотрудников структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц, ответственных за организацию и ведение делопроизводства.