Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи на хранение в архив администрации или уничтожение документы хранятся по месту их создания.

Руководители структурных подразделений администрации городского округа обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В структурных подразделениях администрации городского округа дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу хранятся 3 года. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив.

Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях администрации городского округа для использования в работе. По истечении сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях администрации городского округа, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Выдача дел для работы другим структурным подразделениям администрации городского округа производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку.

По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов производится с ведома руководства администрации городского округа, в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола и акта об изъятии подлинников документов.

В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа.

Порядок передачи документов на хранение в архив