Экспертиза ценности документов

Документы администрации городского округа город Воронеж входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранения в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж».

Срок временного хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ органов местного самоуправления, до передачи составляет 5 лет.

Хранение документов администрации городского округа, относящихся к Архивному Фонду Российской Федерации, и документов временного (свыше 10 лет хранения), а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в администрации городского округа производиться в отделе делопроизводства и документооборота.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях администрации городского округа и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» оказывают методическую помощь структурным подразделениям администрации городского округа в проведении вышеуказанных работ.

7.2. Составление и оформление описей дел

7.2.1. Для обеспечения комплектования архива администрации городского округа, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи.

Каждое структурное подразделение администрации городского округа ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в отдел делопроизводства и документооборота администрации городского округа через год после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.2. Специалисты отдела делопроизводства и документооборота на основе описей дел структурных подразделений администрации городского округа составляют годовой раздел сводной описи дел администрации городского округа по установленной форме.

7.2.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу за соответствующий период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации городского округа и направляются на утверждение ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется специалистами отдела делопроизводства и документооборота на основании актов структурных подразделений о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и представляется на заседание ЭК администрации городского округа для согласования.

Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях №№ 23 – 29.

7.2.4. Историческая справка и предисловие к описи.

Историческая справка составляется к архивному фонду администрации городского округа и состоит из информации по истории органа местного самоуправления и истории фонда администрации городского округа город Воронеж.

Первый раздел - история фондообразователя - включает: данные о создании администрации городского округа, хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи, функции и их изменения; состав исполнительных органов государственной власти.

Второй раздел - история архивного фонда включает:

дату первого поступления документов фонда в архив и крайние даты;

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов;

сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Третий раздел включает:

обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из них передаются в муниципальный архив при первой передаче документов, один хранится в деле фонда.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций администрации городского округа.

Историческая справка представляется в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» вместе с описью.

Предисловие к описи включает сведения о структуре администрации городского округа за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.

Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.