Текст документа

5.9.1. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

5.9.2. Важнейшими требованиями к тексту являются: достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

5.9.3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей:

- в первой части - указываются причины, основание, цели составления документов;

- во второй - решения, выводы, предложения и рекомендации.

5.9.4. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица (предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (правление решило).

5.9.5. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).

5.9.6. Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац печатается, отступив пять печатных знаков от начала строки. Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа.

5.9.7. Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех.

П р и м е р: 2.1.; 2.1.2.; 2.1.2.3.

5.9.8. Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

5.9.9. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.9.10. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

5.10. Отметка о наличии приложения

5.10.1. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

П р и м е р: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе.

5.10.2. Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

П р и м ер: Приложение: 1. Правила по составлению и оформлению документов

компании на 5 л. в 4 экз.;

2. Альбом унифицированных форм компании на 18 л. в 2 экз.

5.10.3. Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

П р и м е р: Приложение: письмо Минэкономразвития РФ от 15.05.2011 № 00-000 и приложение к нему, всего на 6 л.

5.10.4. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

П р и м е р: Приложение: на 2л. в 6 экз. только в первый адрес.

5.10.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

П р и м е р: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз.

5.10.6. В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:

П р и м е р: Приложение № 2

к приказу ООО «Калина Нова»

от 15.03.2013 № 120-о/д