2015-07-04
1013
3.1. Исходящие документы отправляют почтовой, факсимильной, электронной связью, нарочно.
3.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Правительством РФ и включает в себя их распределение по видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание, франкирование и вложение в конверты, заклеивание конвертов, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и передачу в отделение почтовой связи.
3.3. Возможность передачи документов факсимильной связью, а также необходимость отправки адресату дополнительно их оригинала на бумажном носителе определяет руководитель подразделения Общества, подготовившего документ.
3.4. Факсимильной связью и электронной почтой передаются, прежде всего, документы срочного и оперативного характера.
3.5. Исходящую корреспонденцию отправляют, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить
уведомление о его получении адресатом, исполнитель должен указать соответствующий вид отправки.
3.6. Корреспонденция, отправленная с нарочным, передается получателю под расписку о вручении.
3.7. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, либо руководителя подразделения - исполнителя.
3.8. Отправление подписанных исходящих документов производится только после проставления регистрационных номеров. Регистрация исходящих документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
3.9. Специалисты общего отдела проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе.
3.10. Исходящие документы принимаются на отправку специалистами общего отдела в рабочие дни до 16 часов и отправляются адресатам на следующий рабочий день. Заказные и заказные с уведомлением письма, принятые специалистами общего отдела до 10 часов, отправляются в день поступления в отдел, принятые после 10 часов – на следующий день. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.
