II. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов

ИНСТРУКЦИЯ

По делопроизводству в ОАО «Мурманэнергосбыт»

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает в ОАО «Мурманэнергосбыт» (далее – Общество) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Общества документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

1.3. Ответственность за единый порядок документирования и организацию работы с документами в Обществе и в структурных подразделениях, методическое руководство ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на общий отдел Общества.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в структурных подразделениях Общества возлагается на их руководителей.

1.5. Работа с документами конфиденциального характера, обработка информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии с Положением о коммерческой тайне, утвержденным приказом от 21.03.2013 № 129.

1.6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Общества.

II. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов

2.1. Прием и первичную обработку поступающей в Общество корреспонденции осуществляет общий отдел.

2.1.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним, общий отдел составляет акт в двух экземплярах: первый приобщается к поступившему материалу и остается в отделе, второй направляется отправителю документа.

2.2. Регистрация документов ведется общим отделом с целью обеспечения учета и контроля за движением и исполнением документов. Входящие документы подлежат регистрации в день поступления.

2.2.1. В первоочередном порядке регистрируются: документы со сроками исполнения, документы правоохранительных, налоговых, судебных и иных государственных органов.

2.2.2. Документы, не подлежащие регистрации:

- пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы, открытки; рекламные извещения, плакаты, карты, схемы; периодические издания (газеты, журналы, книги); информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники и другие материалы информационного характера);

- документы на иностранных языках без перевода;

- документы без подписи.

2.2.3. Если в регистрируемом документе имеется ссылка на предыдущую переписку по данному вопросу, то в документе фиксируется связь с ранее поступившим документом.

2.2.4. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется учетно-регистрационный штамп, в который вписываются регистрационный номер документа и дата его регистрации. На оригинале документа, поступившем ранее факсимильной связью, проставляется тот же регистрационный номер. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

2.2.5. Общий отдел проверяет адрес на конверте, целостность конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи; вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования.

2.2.6. Зарегистрированные документы передаются работниками общего отдела на рассмотрение руководителям, курирующим соответствующее направление деятельности Общества. Далее, с указаниями по исполнению, документы передаются через общий отдел исполнителям. При наличии нескольких исполнителей оригинал документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем (ФИО исполнителя указывается первым), остальные подразделения получают копию документа.

2.2.7. Передача документов внутри Общества осуществляется через общий отдел. Если по содержанию документа установлено, что в данное подразделение документ отписан ошибочно, то через общий отдел данный документ с соответствующей отметкой передается обратно руководителю Общества для резолюции.

2.3. Сроки исполнения документов.

2.3.1. Документы, в которых указана конкретная дата исполнения – в сроки, указанные в этих документах. Документы с пометкой «срочно» - в 3-х дневный срок, с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные документы - в срок не более одного месяца со дня получения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

2.3.2. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю Общества докладную записку с просьбой о продлении срока (с соответствующей мотивировкой).