Введение

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Для этих целей предназначены запросы, формы и отчеты.

Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

1. Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

2. Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

3. Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

4. Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения

Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Запросы на выборку содержат конкретные значения дат, названий, имен и т. д. Если требуется повторить такой запрос с другими значениями в условиях отбора, его нужно открыть в режиме Конструктора, изменить условие и выполнить. Чтобы не делать многократно этих операций, можно создать запрос с параметрами.

Создание запросов интересно не только тем, что можно в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Можно создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Простейшим примером вычисляемого поля в запросе может быть поле, которое объединяет имя и фамилию человека.

В Microsoft Access имеются возможности быстрой передачи результатов запросов в другие приложения Microsoft Office.

Одной из важнейших функций, которые обычно предоставляют СУБД, является возможность создания различных отчетов. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления.