Введение

Научный руководитель:___________

Халимулина Лейсан Альбертовна

Казань 2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………3

1. ТЕОРИТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ ………………………………………………………….6

1.1. Сущность и значение документооборота в кадровой службе………6

1.2. Организация документооборота в кадровой службе……………..…8

1.3. Программное обеспечение документооборота……………………..15

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА АРСКОМ СОВМЕСТНОМ ПРЕДПРИЯТИИ ПО ПРОИЗВОДСТВУ КИРПИЧА (АСПК) …………………………………………………………….22

2.1. Краткая характеристика предприятия ОАО «АСПК»……………..22

2.2. Схема движения и технология обработки документов в акционерном обществе…………………………………………………………..35

2.3. Регистрация и контроль исполнения документов……………….…41

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОАО «АСПК» …………………………………48

3.1. Применение АСУ документооборота в акционерном обществе….48

3.2. Рекомендации по улучшению организации документооборота в кадровой службе…………………………………………………………………56

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………….67

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ………………….71

ПРИЛОЖЕНИЯ …………………………………………………………75

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с документами предполагает обеспечения документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность выбранной темы дипломной работы «Управление документооборотом в кадровой службе» обусловливается недостаточным вниманием многих предприятий к организации документооборота в кадровой службе.

Объектом исследования является анализ организации документооборота в ОАО «АСПК».

Предмет исследования – организация процесса документооборота на примере ООО «АСПК».

Целью дипломной работы является рассмотрение организации документооборота предприятия.

Исходя из этого выстраиваются следующие задачи:

- изучить сущность и значение документооборота;

- рассмотреть организацию документооборота в кадровой службе;

- ознакомиться с программным обеспечением документооборота;

- рассмотреть характеристику предприятия ОАО «АСПК»;

- изучить схему движения и технологию обработки документов в ОАО «АСПК»;

- проследить регистрацию и контроль документов;

- анализировать применение АСУ документооборота в акционерном обществе;

- анализировать рекомендации по улучшению документооборота в кадровой службе.

Дипломная работа включает введение, три главы, заключение, список использованной литературы и приложения.

Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

Первая глава «Теоретические основы документооборота в кадровой службе» посвящается теоретическим основам документооборота. В ней рассматриваются сущность, значение документооборота и его программное обеспечение. Дается определение документообороту, рассматриваются категории программных обеспечений.

Во второй главе «Анализ организации документооборота на Арском совместном предприятии по производству кирпича (АСПК)» анализируется конкретное предприятие. Дается краткая характеристика Арскому совместному предприятию по производству кирпича. Изучаются схемы движения и технология обработки документов.

В третьей главе «Совершенствование организации документооборота в ОАО «АСПК» на основе результатов исследования, проведенного в предыдущих двух главах, разрабатываются предложения, даются краткие рекомендации по совершенствованию изучаемого вопроса.

В заключении делаются выводы по работе предприятии ОАО «АСПК».

Состояние и степень разработанности проблемы. Следует отметить, что вопросы управления документацией в отечественной литературе как самостоятельные до 90-х годов не ставились. Лишь в отдельных работах А.Н. Соковой можно увидеть попытки ввести управление документацией в качестве предмета исследования в постановочном плане как отражение зарубежного опыта и перспективное направление развития отечественного документоведения и организации делопроизводства Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. – М.: Знание, 1985.

При написании диплома использованы учебные пособия «Кадровое делопроизводство» Кузнецова Т.В., «Делопроизводство. Практическое пособие на основании новых нормативов» Андреева В.И., и «Кадровое делопроизводство» Березина Н.М. и результаты анализа документооборота в ОАО «АСПК».

Общий объем дипломной работы 74 страниц, 7 рисунков, 12 таблиц, 8 приложений.

Список использованной литературы включает 41 наименований.