Организация работы с документами

Вопрос 1. Предмет - делопроизводство

/. Понятие делопроизводства

Документирование

Организация работы с документами

1. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными до­кументами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, до­ведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведе­ния итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в доку­ментированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполне­ние ее функциональных задач, т. к. работники сферы управле­ния затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабо­чего времени.

От организации делопроизводства зависят:

• эффективность управления;

• экономичность;

• оперативность;

• культура труда работников управления.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традици­онных правил делопроизводства (регистрация документов, со­гласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хра­нение и т. п.)

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных ком­понентов:

• документирования;

• организации работы с документами.

2. Документирование — запись информации на различных носи­телях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумаж­ными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на пе­чать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на ком­пьютере, с помощью факс-модема может быть принят на лю­бом факсе в бумажном виде.

3. Организация работы с документами — организация документо­оборота, хранения и использования документов в текущей дея­тельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или пе­редачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок со­ставления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации со­ставляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

• общеизвестных принципов обработки документов;

• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

• сложившихся национальных традиций работы с документами;

• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

• квалификации работников делопроизводственной службы пред­приятия.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответ­ственные за ведение делопроизводства.

Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.