Составьте смету расходов на проведение выставки

Предстоящие расходы сгруппируйте по затратам на четыре статьи: прямые затраты; расходы на выставочное оборудование; затраты на работу с посетителями ваших стендов; заработная плата персонала выставки.

Подготовьте график работы на выставке.

Разделите его на этапы, обозначьте конкретные даты, длительность выполняемых работ и сроки реализации. Согласуйте графики работы персонала стенда с графиком работы стенда, выставки в целом и других членов коллектива.

Определитесь с ассортиментом продукции, которую хотели бы показать.

Не забудьте включить в это число действующее оборудование и механизмы (или действующие модели), что особо привлекает посетителей выставки.

Своевременно подготовьте специальные экспонаты.

Если вы арендуете готовый модуль, нужно спроектировать только интерьер. Этот проект с указанием размеров, веса, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и подрядчику как можно раньше. Заблаговременно нужно доставить на место механизмы и компоненты экспозиции, выполненные по специальному заказу. В противном случае у вас может не оказаться времени, чтобы проверить и как следует установить экспонаты.

Организуйте транспортировку экспонатов.

Для доставки объемных экспонатов может понадобиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут – от контейнера до самого стенда. Закажите транспорт, подъемный кран или лифт и не забудьте об обратной доставке.

Взаимодействуйте с дизайнером.

Он должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы. Не допускайте, чтобы работа дизайнера выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи.

Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные: размер, вес, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсудите все вопросы с дизайнером и организаторами. Дизайнер должен хорошо знать отрасль экономики, продукцию которой вы продаете. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание.

Сформируйте выставочный модуль.

Это сбережет ваши деньги. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки, эмблемы, настенные панно. Необходимо, чтобы эти детали стали неотъемлемой частью вашей экспозиции.