Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице

Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не хватить для всех. При расселении персонала выставки проследите, чтобы места в гостинице была не самыми дорогими, а месторасположение удобным – близко к выставочному центру.

27. Закажите пригласительные билеты и значки участников. Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.

28. Разошлите пригласительные билеты.

Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе они потеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо или каталог, открытку для ответа вам, а может, приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить и что может привлечь наиболее нужного вам посетителя.

29. Спланируйте рекламную и информационную работу.

Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.

Ваши рекламные объявления в прессе должны сообщать о вашем участии выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.

Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.

Закажите заранее место для рекламы в прессе и время на соответствующих каналах радио и телевидения.

Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки. Для оптимизации размещения рекламы в электронных СМИ (радио и телевидение) выгодно будет ознакомиться с результатами TV-метрии (телеизмерение аудитории), для того чтобы дать рекламу именно в то время и в том месте, когда наибольшее количество лиц из числа целевой аудитории будет смотреть или слушать передачу.