Утвердите проект оформления стенда

Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, –лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика – как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.

Не забудьте обсудить проект стенда с организаторами.

Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.

Проведите инструкцию с подрядчиком, который включен в процесс оформления стенда.

Убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций вашего дизайнера – какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки. Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают.

Совместно с дизайнером и исполнительным составом определите зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?

Разделите обязанности с подрядчиком.

Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены. Укажите сроки доставки оборудования, если это является частью проекта стенда.

Закажите сооружение стенда, монтаж оборудования.

Даже если за это отвечает подрядчик, вы должны его контролировать. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ и после установки. Обеспечьте их охрану.

Заранее сделайте подбор персонала для работы на весь период работы стенда.

С одной стороны, число людей, обслуживающих работу стенда, должно определяться исходя из бесперебойности его работы, с тем чтобы не было очередей и «толкотни» посетителей в часы пик. С другой стороны, не должно быть излишнего персонала, только мешающего организованной и продуктивной работе.

Назначьте ответственных лиц на каждый день работы стенда и на наиболее ответственные этапы.

Работники, ответственные за те или иные этапы работы стенда (это может быть один и тот же человек), должны предупредить сотрудников, что в их рабочем графике произойдут изменения. Возможно, придется сочетать их работу на основном рабочем месте с работой на стенде.