Бухгалтерский учет

Кредиторская задолженность

Списание кредиторской задолженности возможно в случае, когда срок исковой давности по ней истек. Согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается равным трем годам. Его течение может быть приостановлено или прервано в случаях, предусмотренных ст. ст. 202 и 203 ГК РФ.

В ст.200 ГК РФ установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. При этом по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения. По обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен моментом востребования, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется льготный срок для исполнения такого требования, исчисление исковой давности начинается по окончании указанного срока.

В ст.203 ГК РФ сказано, что течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

В Вашем случае возникновение задолженности вызвано частично утерей платежных документов, частично ошибками в учете в связи с чем невозможно идентифицировать кредитора. Переписку Вы не вели, следовательно, срок исковой давности не прерывался.

Рассмотрим, как отразить подобную задолженность в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский учет

Прежде всего отметим, что в соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Следовательно, только на основании первичных документов Вы вправе отразить погашение задолженности.

Порядок списания кредиторской задолженности в бухгалтерском учете организации регулируется п.7 ПБУ 9/99 (Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 32н) и п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфином РФ от 29.07.1998 № 34н.

Отметим, что в соответствии со ст.12 и ст.8 Закона № 129-ФЗ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно, в том числе, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст.12 Закона №129-ФЗ). Аналогичное требование к срокам проведения инвентаризации (в частности, кредиторской задолженности) предусмотрено п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

При этом в ст.8 Закона №129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Таким образом, прежде всего Вам необходимо провести инвентаризацию кредиторской задолженности.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Согласно п.1.2 и п.1.3 Методических указаний инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств, под которыми понимается в том числе кредиторская задолженность.

Руководитель организации устанавливает своим Приказом дату проведения инвентаризации, перечень финансовых обязательств, подлежащих инвентаризации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. А при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При этом персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Приказ о составе комиссии утвержден в виде унифицированной формы № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации» Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Данный Приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23 «Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации»).

Результаты инвентаризации оформляются Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторам – унифицированная форма ИНВ-17 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Таким образом, в Акте по форме № ИНВ-17 будет отражена кредиторская задолженность: согласованная с кредиторами, не согласованная с кредиторами, с истекшим сроком давности.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 года № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В Вашем случае Вы можете внести дополнительную графу: авансы полученные, по коотрым товар не отгружен.

В Справке к Акту (приложение к форме ИНВ-17) необходимо указать документ, подтверждающий наличие и сумму задолженности: товарная накладная на поставку ТМЦ, Акты оказания услуг, выполнения работ, платежное поручение и выписка банка на поступивший аванс и иные подтверждающие документы возникновения задолженности.

Следует отметить, что в п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности списание кредиторской задолженности предусмотрено только в случае истечения срока исковой давности. Иного порядок в нормативных актах по бухгалтерскому учету не отражен.

Таким образом, Вам во всех случаях необходимо установить дату возникновения обязательства. Затем установить с какого момента начинает исчисляться срок исковой давности: день, следующий за днем, когда организация должна по условиям договора оплатить за товар, работы, услуги, а в отношении авансов – дата отгрузки товара по условиям договора.

Если невозможно определить дату исполнения обязательства, то в этом случае следует руководствоваться положениями ГК РФ. Согласно п.2 ст.314 ГК РФ, если обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Понятия разумного срока в ГК РФ не определено. В связи с этим необходимо исходить из обычных сроков, в течение которых производится оплата за поставленный товар. В п.2 ст.314 ГК РФ сказано, что если разумный срок истек, то продавец может направить должнику требование об оплате, которое тот обязан исполнить в течение семи дней. В случае невыполнения покупателям этого условия отсчет срока исковой давности начинается на восьмой день.

То есть по обязательствам, по которым Вы не можете установить дату его исполнения, срок исковой давности начинает течь на восьмой день с момента приобретения услуги, товаров, поступления аванса.

После того, как будет проведена инвентаризация и зафиксированы ее результаты в Акте ИНВ-17, руководитель издает Приказ о списании кредиторской задолженности. Отметим, что помимо Акта и Приказа п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности требует наличие письменного обоснования списания задолженности. Формы данного документа в унифицированных формах не содержится. В связи с этим, следует составить документ, который содержит обязательные реквизиты, предусмотренные в п.2 ст.9 Закона № 129-ФЗ и п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц (и их расшифровки);

Считаем, что данный документ должен быть составлен работником бухгалтерии, отвечающим за ведение участка по расчетам с кредиторами, и утвержден главным бухгалтером и руководителем. В документе должны быть указаны наименования контрагентов (при их наличии), дата возникновения задолженности, в результате чего возникла задолженность (что было приобретено), на основании чего возникла задолженность (отсутствие требований со стороны кредиторов), какие документы подтверждают возникновение задолженности, сумму задолженности по каждому кредитору, а также требования кредиторов погасить задолженность при их наличии, на основании чего подлежит списанию задолженность (истечение срока давности), расчет срока давности. По полученным авансам также необходимо составить письменное обоснование: дата поступления аванса, документы, подтверждающие поступление аванса, обоснования отсутствия документов на отгрузку, наличие или отсутствие требований об отгрузки.

На основании ИНВ-17 и письменного обоснования руководитель издает Приказ о задолженности, которая подлежит списанию: по которой истек срок давности на основании письменного обоснования и документов, подтверждающих истечение срока давности.

Суммы кредиторской задолженности включаются в прочие доходы организации в сумме, в которой эта задолженность была отражена в ее бухгалтерском учете (п.7, п.10.4 ПБУ 9/99, п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), включая НДС.

Сумма кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, являются прочим доходом и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 «Прочие доходы» в корреспонденции со счетами расчетов с контрагентами.

Списание кредиторской задолженности оформляется записью:

Дебет 60,76, 62, субсчет «Авансы полученные» – Кредит 91.1 – кредиторская задолженность признана в составе прочих доходах на дату Приказа о списании кредиторской задолженности