Полезные советы по автоматизации коммерции

Появившиеся, особенно с развитием Интернета, новые возможности электронной торговли, электронных платежей, учета и анализа сделали реальной широкую автоматизацию коммерции как составной части электронного бизнеса. Появились комплексы программ, специально ориентированных на решение коммерческих задач. Особую популярность получили программы «1С: Торговля и склад», «1С: Бухгалтерия», система складского учета «Книга» и др.

Остановимся на возможностях, которые открывают подобные программы для коммерции.

В одном из первоначальных вариантов комплекс программ «Торговля и склад» был предназначен для учета любых видов торговых операций. Благодаря своей гибкости и возможностям настройки комплекс способен выполнять все функции учета: от ведения справочников и ввода первичных документов до создания различных ведомостей и получения аналитических отчетов.

Вот основные задачи, решаемые комплексом на различных направлениях коммерческой деятельности.

1. Складской учет:

• учет различных видов товарно‑материальных ценностей (ТМЦ): товара, материалов, тары;

• учет ТМЦ в различных единицах измерения (упаковках);

• партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);

• учет ТМЦ на множестве складов:

• возможность ведения партионного учета в разрезе материально ответственных лиц (кладовщиков);

• возможность задания произвольного свойства партии (цвет, размер и т. д.);

• раздельный учет собственных ТМЦ, принятых и переданных на реализацию, а также продукции и материалов;

• оформление различных складских операций: перемещения, списания, оприходования, инвентаризации с выпиской всех необходимых документов;

• возможность произвольного оприходования и списания ТМЦ по различным статьям затрат (в том числе реклама, подарки и т. д.);

• учет дополнительных расходов, включаемых в себестоимость приобретаемых ТМЦ;

• получение отчетной информации о наличии и движении ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;

• получение отчетной информации относительно свойств номенклатурных единиц (цвета, размера, срока хранения и т. д.).

2. Гибкий механизм ценообразования:

• неограниченное количество различных типов цен (оптовая, розничная, мелкооптовая и т. д.);

• возможность задания цен в любой валюте с учетом или без учета налога на добавленную стоимость (НДС) и налога на прибыль (НП) для выбранной упаковки товара;

• автоматический расчет цен на основании цены другого типа и заданной торговой наценки;

• задание индивидуальных цен и скидок по каждому договору;

• обновление цен поставщиков из документа, сопровождающего получение товара.

3. Автоматизация оптовой торговли:

• многовалютный учет от имени нескольких фирм;

• анализ деятельности предприятия с точки зрения управленческого и бухгалтерского учета;

• возможность детализации и группировки учета по направлениям деятельности (например, по структурным подразделениям фирмы);

• оформление всех необходимых документов для проведения операций закупки, продажи, приема и передачи на реализацию; учет полученных и оказанных услуг;

• учет заявок покупателей, отслеживание этапов выполнения заявки, возможность автоматического заполнения заказа поставщику сучетом наличия ТМЦ и оформленных заявок от покупателей;

• резервирование товаров на конкретном складе;

• возможность автоматического начального заполнения документов на основе ранее введенных данных;

• учет денежных средств на расчетных счетах и в кассах предприятия в любой валюте;

• учет товарных кредитов и контроль их погашения;

• переоценка товаров, отданных на реализацию комиссионеру;

• различные способы расчета суммы комиссионного вознаграждения у комиссионера: процент от объема продаж, процент от прибыли, задание суммы комиссионного вознаграждения вручную;

• детализация взаиморасчетов с покупателями и поставщиками по договорам;

• параллельная валютная оценка всех активов и пассивов (материальных запасов, остатков денежных средств и т. д.) в произвольно назначаемых двух валютах, валюте ведения бухгалтерского учета и валюте ведения управленческого учета; дополнительная оценка взаимных обязательств по каждому договору в выбранной валюте взаиморасчетов;

• оформление счетов‑фактур, автоматическое построение книги продаж и книги покупок;

• возможность ручной корректировки записей в книгах покупок и продаж;

• количественный учет импортных товаров с точки зрения ГТД и стран происхождения;

• отражение в учете товародвижения и взаиморасчетов с иностранными поставщиками;

• автоматический учет суммовых и курсовых разниц;

• оформление операций по переоценке валюты.

4. Автоматизация розничной торговли:

• оформление розничных продаж;

• учет остатков товаров, переданных в розницу, по розничным ценам;

• переоценка остатков товаров в рознице;

• печать ценников и этикеток;

• взаимодействие с различными типами клиентов в режимах онлайн и офлайн;

• работа с дополнительным торговым оборудованием.

5. Комплектация и разукомплектация:

• списание комплектующих и получение на складе готовых комплектов;

• оформление документов сборки и разукомплектации;

• изменение списка комплектующих в процессе сборки комплекта.

6. Работа с подотчетными лицами:

• ведение списка подотчетных лиц;

• выдача денег под отчет и оформление авансового отчета;

• учет выплат подотчетником контрагенту за поставленные ТМЦ с автоматическим погашением долга перед поставщиком.

7. Анализ информации:

• получение всей отчетной информации в валюте как бухгалтерского, так и управленческого учета;

• получение разнообразных сводных отчетов с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбор данных по широкому набору условий;

• возможность выбора единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах.

8. Интеграция с бухгалтерским учетом:

• генерация проводок по занесенным в систему операциям;

• гибкая настройка схем проводок по торговым операциям.

9. Открытость и доступность:

• широкие возможности связи с другими программами;

• возможности обмена данными с другими программами.

10. Развитые средства администрирования:

• предусмотрена работа с территориально распределенными информационными базами;

• в сетевой версии предусмотрена возможность одновременной работы нескольких пользователей с одной информационной базой;

• автоматическое обновление информации на экране при изменении ее другими пользователями;

• мониторинг работы пользователей.

В новой редакции комплекса программ «Торговля и склад» содержится ряд новых возможностей автоматизации коммерческой деятельности: расширен список автоматизируемых торговых операций, увеличено количество отчетов для анализа результатов коммерции, использование программ стало более удобным, добавлен ряд новых сервисных возможностей. Вот что предлагает сегодня рассматриваемая конфигурация пользователю.