Цель работы: Изучить возможности табличного редактора. Адресация ячеек. Возможности электронных таблиц Excel

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Вы можете запустить тебличный процессор Excel при помощи меню Пуск, последовательно выбирая опцию Программы, затем пцию Microsoft Excel. Сразу же после запуска программы Excel открывается пустой новый пустой документ, называемый Книга. Новая книга поначалу состоит из трех листов. Во время одного сеанса работы с Excel (сессии) можно открыть и обрабатывать сразу несколько книг. После запуска таблицы Вы увидите следующее окно (Рис. 5.1)

Рис. 5.1

Файл программы Microsoft Excel носит название книги. Книга может состоять из нескольких электронных таблиц, диаграмм, диалоговых листов и листов макросов. Книга может содержать более одной таблицы. Количество таблиц определяется пользователем.

Количество листов в книге можно изменить

1. Вызовите команду Параметры из меню Сервис и выберите закладку Общие.

2. Отыщите поле Листов в новой книге и измените (при помощи прокрутки или с клавиатуры) находящееся там число на значение “2”. Затем щелкните кнопку ОК.

3. Закройте текущую книгу. Если Вы вводили какие-либо данные, будет выведено окно с вопросом: Сохранить изменения в файле “Книга1”? Щелкните по кнопке Нет.

4. Теперь создайте новую книгу - щелкните по кнопке Создать на панели стандартных инструментов. Будет создана новая книга под названием Книга2, содержащая две страницы под названиями Лист1 и Лист2.

Электронная таблица состоит из столбцов и строк. На пересечении каждого столбца и строки находится ячейка, которая является основной единицей электронной таблицы. Каждая ячейка однозначно определяется обозначением столбца и номером строки, на пересечении которых она находится (напр., В5 - ячейка в столбце В и на пятой строке). Запись, определяющая позицию ячейки, называется адресом ячейки - мы говорим “ячейка по адресу В5” или сокращенно “ячейка В5”.

Чтобы модифицировать данные в ячейке, ее следует активизировать и нажать клавишу F2. Excel переходит в режим правки; Вы можете перемещать курсор в пределах ячейки при помощи стрелок влево или вправо, а также водить новый текст или удалять уже имеющийся при помощи клавиш Delete и Backspace.

Для полного удаления данных из ячейки ее следует активизировать и нажать клавишу Delete. Изменение ширины столбцов или высоты строк можно также осуществить при помощи команды Строка или Столбец из меню Формат, размещенного в строке меню. При выборе этих команд выпадает подменю с пунктами Высота (для строки) или Ширина (для столбца). В появившемся диалоговом окне Вы вводите соответствующую ширину столбцов или высоту строк.

Для копирования и перемещения данных в Excel используются приемы, сходные со способами текстового процессора Word: посредством буфера обмена и с помощью буксировки мышью (Рис. 5.2).

Рис.5.2

Щелкнув по кнопке (Вставить) или указав такую же команду в меню Правка, Вы увидите, что данные из отмеченного пунктиром диапазона ячеек удалились и переместились на новое место. Операция копирования выполняется аналогично, с той разницей, что вместо вырезания применяется кнопка (или команда) (Копировать) и данные не удаляются из выделенной области, а дублируются в новом месте.

Операция перемещения с помощью буксировки выполняется следующим образом. Выделите область данных, подведите указатель мыши к границе выделенной области (указатель примет вид белой стрелки), нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместите блок ячеек на новое место. Копирование производится так же, только при перемещении блока надо держать нажатой клавишу Ctrl на клавиатуре.

При работе с большими таблицами может возникнуть необходимость найти какое-либо слово, число или группу символов. Для таких задач в Excel имеется команда. Найти, вызываемая из меню Правка (рис 5.3). В появившемся диалоговом окне

Рис 5.3.

В поле Что введите образец поиска, при необходимости установите направление поиска (поле Просматривать): слева направо – по строкам или сверху вниз – по столбцам.

Данные отображаются в ячейках не обязательно именно так, как их ввели. То, каким образом данные показаны в ячейке, зависит от формата ячейки.

Чтобы изменить формат ячейки, следует вызвать команду Ячейки из меню Формат. Можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl +1. После вызова команды на экран будет выведено следующее окно (Рис. 5.4):

Рис. 5.4

Когда Вы вводите в ячейку дату или время, Excel обычно используют формат из категории (все форматы), несмотря на то, что в другой категории находится подходящий формат. Если Вы не хотите пользоваться форматами, предлагаемыми Ехсеl, Вы можете изменить их в любой момент форматом, выбранным Вами самостоятельно. Вы можете также установить формат ячейки до ввода в нее данных. Выполняя автоматическое согласование величины, Ехсеl тут же заменит текущий формат на формат, задаваемый Вами.

Вписывая числа в десятичной форме, используйте знак запятой. Если число будет введено правильно, оно будет принято, введено в ячейку и выравнено по правому краю. Способ ввода чисел (использование запятой в качестве десятичного разделителя) зависит не только от программы Ехсеl, но также и от настроек системы Windows. Для изменения настроек в Windows 98 следует вызывать прикладную программу Язык и стандарты из Панели управления и на закладке Числа в поле Разделитель целой и дробной частей числа выбрать символ запятой. Кроме того, может случиться, что кто-нибудь в Вашей системе изменил параметры в других закладках: Денежная единица, Дата, Время. Вам следует сделать правильные установки, чтобы процессор Ехсеl мог соответственно интерпретировать Ваши записи.

Допустим, Вы хотите, чтобы введенный список перечень был упорядочен по алфавиту. Табличный процессор Ехсеl может быстро отсортировать таблицу, которая приведена выше, используя для этой цели один, два или три критерия.

Запись книги Вы можете осуществить при помощи опции Сохранить из меню Файл.. Если Вы сохраняете документ, который ранее не существовал, система Ехсеl выведет соответствующее диалоговое окно. Если Вы завершаете работу с текущим документом и не будете продолжать работу с другим, выберите опцию Выход из меню Файл. Книга будет закрыта, а работа табличного процессора Ехсеl будет завершена. Если Вы завершили работу с текущей книгой, но намерены продолжать работу с другой, выберите опцию Закрыть из меню Файл. Книга будет закрыта, но Ехсеl будет готов к дальнейшей работе. Вы можете создавать новый или открывать уже существующий документ.

Чтобы открыть уже существующую книгу, щелкните по опции Открыть в меню Файл. На экран будет выведено диалоговое окно Открытие документа

Чтобы сложить содержимое ячеек, Вы должны ввести формулу, включающую адреса ячеек, объединенных оператором суммирования. На панели стандартных инструментов находится кнопка Автосумма. Щелкните по этой кнопке, чтобы ввести в ячейку функцию СУММ. Программа Ехсеl автоматически подскажет диапазон ячеек для суммирования. Нажмите клавишу Enter.

Для перемещения формулы подведите указатель мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя изменяется с белого крестика на белую стрелку. Затем нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее, перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите клавише мыши. Для копирования формулы поступайте точно так же, но при перемещении мыши нажмите и удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре. В целях перемещения ил копирования можно воспользоваться также инструментами (Вырезать), (Копировать) и (Вставить) на стандартной панели инструментов или же соответствующими пунктами меню Правка.