2015-07-02
6541
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
| Организационные моменты подготовки переговоров | Протокольные аспекты подготовки и проведения переговоров |
| 1. Подготовка плана переговоров 2. Место проведения переговоров 3. Время проведения переговоров 4. Список участников 5. Подготовка повестки дня 6. Подготовка программы пребывания | 1. Подготовка помещения для проведения переговоров 2. Встреча участников и размещение за столом переговоров 3. Угощение (кофе-пауза) 4. Деловые подарки (как правильно выбирать, вручать и принимать подарки) |
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
(гл.2. из кн. Шевелевой)
Организационные моменты подготовки переговоров
1. Подготовка плана переговоров
В общем виде план переговоров должен содержать следующие организационные моменты:
— место, дату и время встречи;
— состав участников;
— ответственного за подготовку помещения для переговоров;
— ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламных проспектов и т.п.);
— ответственного за встречу и проводы представителей другой стороны;
— ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;
— ответственного за организацию и проведение приема после переговоров (если это есть в программе).
2. Место проведения переговоров
Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников переговоров или «нейтральная полоса». При выборе места проведения переговоров следует оценить все плюсы и минусы, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты (стоимость возможной аренды помещения, используемой аппаратуры, подготовку и тиражирование документов, канцелярские принадлежности, покупку продуктов для угощения и т.п.), сложность организационных моментов, необходимость согласований и пр.
Если вы приглашаете партнера к себе, это означает, что он должен из привычного окружения попасть в чужое для него место. Так как вы находитесь «дома», то чувствуете себя более надежно и выступаете более уверенно. Вы контролируете ситуацию больше, чем другая сторона, все необходимые данные находятся у вас под рукой, при необходимости возможна быстрая консультация с кем-то из сотрудников и т.д. Именно в такой обстановке вы будете чувствовать себя максимально комфортно. Напротив, ваш партнер должен сначала сориентироваться в новом окружении.
В то же время при проведении переговоров на своей территории на вас накладываются некоторые условия: во-первых, вы, как «хозяин», должны будете вести разговор и следить за тем, чтобы в разговоре не возникало долгих пауз — свидетельства окончания беседы, а во-вторых, у вас не будет возможности при неблагоприятном стечении обстоятельств в любой момент прервать переговоры и покинуть помещение. Кроме того, ваш партнер, естественно, намного больше узнает о вас в вашем помещении. Он видит размер и интерьер вашего помещения, качество оборудования, получает впечатление о вашем рабочем климате и т.д. Если бы встреча состоялась у него, он многого о вас не узнал бы.
Все перечисленное действует в противоположной ситуации (когда вы — гость) точно так же.
Остается еще возможность выбрать нейтральное место для проведения переговоров. В этом случае у обоих партнеров с точки зрения пространства будет одна и та же исходная ситуация. Но в таком случае это связано и со значительно более высокими материальными и временными издержками.
Практика показывает, что обычно арендуют конференц-залы крупных отелей ил и муниципальные помещения, предназначенные для проведения культурных и общественных мероприятий. Многие учреждения, сдающие свои помещения для подобных мероприятий, имеют свои собственные интернет-сайты, где можно посмотреть расположение залов, их обстановку, дизайн и т.д.
3. Время проведения переговоров
При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности если вы сами являетесь инициатором встречи. В этом случае говорят так: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».
По протокольным правилам выбор времени всегда остается за приглашенной стороной, хотя она может сразу же согласиться с временем, предложенным инициатором встречи.
Получив согласие, следует прибыть в назначенное время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающей вас стороне, что может негативно повлиять на ход переговоров. В случае непредвиденной и незначительной по времени задержки следует принести извинения. Это важно еще и потому, что принимающий имеет полное право через некоторое время заняться другими важными делами, перепоручив переговоры своим помощникам, или совсем в этот день отказаться от встречи.
При определении времени начала переговоров исходят из их продолжительности — обычно переговоры длятся 1,5—2 часа. Как правило, они назначаются на 9.30 или 10 часов. Если переговоры проводятся во второй половине дня, нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00—17.30, чтобы в случае продолжения встречи в ресторане или на приеме, участники смогли бы подготовиться к вечеру.
Важно иметь в виду, что в соответствии с правилами международного этикета не следует планировать проведение переговоров на конец календарного или финансового года, хотя это не строгое ограничение, а также не рекомендуется проведение переговоров в пятницу или за день до праздника.
Учитывайте ваш собственный жизненный ритм. Если вы по своей природе «жаворонок», предлагайте организацию встреч пораньше, используйте свою утреннюю энергию. А если вы «сова», избегайте утренних встреч — ведь днем вы были бы гораздо работоспособнее.
4. Список участников
Определите состав участников со своей стороны, в том числе руководителя (главу делегации) и его заместителя. Составьте персональный список с указанием непосредственных участников переговоров, экспертов (консультантов), переводчиков и технического персонала.
Нередко бывает так, что главой делегации на переговорах назначают человека исходя из должностного статуса, не принимая в расчет его компетентность по существу обсуждаемых вопросов и то, что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навыками, В состав участников переговоров следует включать только тех лиц, чье присутствие необходимо для обсуждения поставленных вопросов. При этом участники не только должны быть заинтересованы в принимаемых решениях, но и обладать достаточными правами для решения обсуждаемых вопросов. По мнению экспертов, самыми результативными являются встречи, на которых присутствует не более семи человек.
При формировании списка участников на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах. В качестве исключения допустимы деловые контакты на один уровень выше или ниже.
Далее согласуйте с партнером количественный состав участников и уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель фирмы, его заместитель и т.п.) и получите соответствующую информацию от партнера.
5. Подготовка повестки дня
Повестка дня — хороший способ управления ходом переговоров. Повестка дня делает для ваших оппонентов весьма затруднительной возможность уклониться от обсуждения неприятного для них вопроса. Если же вы не хотите обсуждать ту или иную тему или еще не готовы к ее обсуждению, не включайте ее в перечень вопросов повестки дня. Вместо этого вы можете включить интересующий вас вопрос.
Повестка дня — это промежуточный документ на этапе подготовки переговоров. Она включает заголовок (Повестка дня переговоров по теме...), перечисление вопросов для обсуждения, последовательность, в какой вы собираетесь обсуждать эти вопросы, период времени, отведенный на обсуждение этих вопросов, фамилии и должности докладчиков. Количество вопросов в повестке дня может быть самым разным, но оно должно соотноситься с отведенным на переговоры временем, а также со значимостью основных обсуждаемых вопросов. Составляя повестку дня, необходимо поставить обсуждение наиболее значимых вопросов на первое место. Каждый вопрос формулируется начиная с предлогов «о» или «об». допускается включение в повестку дня даты, времени и места проведения переговоров. В таком виде повестка дня рассылается (передается) представителям другой стороны. Не забывайте о том, что повестка дня только предлагает, но не диктует тематику и последовательность вопросов для обсуждения.
Настоятельно рекомендуйте своим партнерам по переговорам передать вам пожелания по изменениям, добавлениям с их стороны. За два-три дня до начала переговоров обзвоните их и спросите, имеются ли у них еще какие-то дополнения и предложения по изменениям.
После рассмотрения повестки дня сторонами — участницами переговоров и ее возможной корректировки несколько экземпляров повестки дня сохраняются до дня начала переговоров.
6. Подготовка программы пребывания
Если планируется проведение переговоров с иностранцами и вы — сторона-инициатор проведения переговоров и «хозяева» встречи, до приезда делегации гостей принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания: общую программу, предназначенную для гостей, и подробную программу, которая включает все технические детали, необходимые для принимающей стороны.
Общая программа включает информацию о следующих вопросах:
— встреча гостей;
— деловая часть программы (переговоры);
— приемы (если их планируется устраивать);
— культурная программа;
— проводы делегации партнеров.
Что касается подробной программы, то в ней детально отражаются все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации.
В частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:
— персональный состав встречающих;
— преподнесение цветов (если в составе делегации гостей дамы);
— обеспечение транспортом;
— размещение в гостинице;
— сопровождение и т.д.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В программе каждого дня обязательно следует оставлять время для отдыха и личных дел.
Делегации, прибывающие на 2—3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу на выходные дни.
При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер встреч за столом переговоров, во время пребывания гостей принято организовывать неформальные встречи участников переговоров. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.
для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели встречи — проведении переговоров.
