Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.
Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение. Например:
Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:
Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.
Например:
Приложение 1
к приказу директору АО «Квант»
от 22.09.96 № 15