Отметка о заверении копии (25)

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор

личная подпись О.В. Белова

01.06.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допуска­ется не указывать дату заверения и должность лица, заверившего, копию.

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов 341 12 56

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;

краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.