Понятие « документооборот», его анализ и основные этапы

Определяя место и роль документа на предприятии надо сказать, что документы являются одним из основных средств делового общения. Деловая переписка является не только средством делового общения, но и юридически обоснованием прав и обязанностей сторон. Документ – это то, без чего жизнь ни одного учреждения, предприятия не возможна. Она начинается с написания первого документа – Устава и сопровождается весь период существования, каждый шаг фиксируется тем или иным способом. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильность оформления документов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива предприятия для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образуют документооборот. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. На любом предприятии документы принимаются специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники учреждения принимать корреспонденцию от представителей организаций и предприятий, а также граждан не должны. Независимо от адресата, корреспонденция на предприятии передается секретарю для того, чтобы обеспечить учет, в том числе и количественный всех документов обрабатываемых на предприятии, единство порядка и методов их обработки. При поступлении документа на предприятие по почте вскрываются все конверты, за исключением имеющие надпись«лично». До вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность их упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. В случаях, где на документе нет даты, адреса отправителя вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Для передачи документов по факсу необходимо проверить как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц, об этом сообщается отправителю. Вся документация предприятия по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие, которые поступили на предприятие извне, от других организаций; исходящие, которые в большинстве случаев являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы; внутренние документы созданные самой организацией. Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам – авторам документов, от которых они получены: вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления; от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами); от других организаций не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием(это могут быть клиенты, поставщики, покупатели), а также частные лица присылающие письма, заявления, жалобы.

Анализ документооборота следует проводить в направлении использования информации создаваемой на данном предприятии. Часть информации, которая была полезна для управления предприятием год назад, сегодня не дает достоверной картины использования финансовых, материальных и трудовых ресурсов. Она перегружает информационные потоки, создает дополнительные объемы работ и влечет за собой неэффективное использование рабочего времени. Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения. Анализ документооборота можно выразить графически (рис. 1).

Рис.1. Анализ документооборота на предприятии

В технологической цепочке обработки и движения документов на муниципальном предприятии необходимо выделить следующие этапы:

· приём и первичная обработка поступающих на предприятие документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление

· контроль за исполнением документов;

· информационно-справочная работа;

· отправка.

Схема документооборота на предприятии, имеющие структурные подразделения представлена на рисунке 2.

Рис.2. Схема документооборота на предприятии

Схема документооборота на малом предприятии представлена на рисунке 3.