2015-07-04
1911
Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях, организациях имеются специальные службы ДОУ.
Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.
Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.
В администрации МО «Город Пикалево» функции службы ДОУ выполняет Отдел муниципальной службы и местного самоуправления.
Отдел МС и МСУ подчиняется заведующей, затем заместителю главы администрации по вопросам муниципальной службы и местного самоуправления, которая в свою очередь подчиняется главе Муниципального образования «Город Пикалево».
Состав службы документационного обеспечения
В зависимости от категорийности учреждения, организации, предприятия СДОУ может иметь в своем составе следующие структуры:
|
1. Общий отдел – как правило, бывает в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. В его составе: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
2. Канцелярия – в министерствах и ведомствах; промышленных объединениях, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.
В учреждениях, не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
ОМС и МСУ в своем составе имеет: службу контроля, машинописное бюро, административно-хозяйственный сектор, обеспечение работы приемной главы администрации, техническое обеспечение документооборота, пресс-служба
Категории работников СДОУ:
По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители службы ДОУ: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.
Состав работников ОМС и МС администрации: заведующая отделом, секретарь приемной главы администрации, специалист по контролю, специалисты по подготовке документов, обеспечивающие печатание, размножение, ксерокопирование, сканирование документов, заведующая административно-хозяйственным сектором и 8 рабочих по уборке и обслуживанию помещений администрации, специалист по обслуживанию оргтехники.
Структура службы ДОУ администрации МО «Город Пикалево»
Функции структурных частей СДОУ:
Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов. приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам; осуществление контроля за своевременным использованием документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений., формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения;
Функции секретаря приемной: предварительное рассмотрение и подготовка к передаче руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний; организация без документационного обслуживания работы руководства, приём заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству; передача писем, заявлений, жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб; организация приёма посетителей.
Операции службы ДОУ:
1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.
2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
3. Регистрация документов и учётно - справочная работа.
4. Контроль за исполнением документов.
5. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
6. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.
Организация труда работников СДОУ
1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории работу с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.
2) Правильное разделение функции между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов, инструкций по документированию управленческой деятельности; должностных инструкции, государственных стандартов.
3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.
Нормированием труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.
4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.
При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота, на основе типовых норм времени на документационные работы.
5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.
Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно-технических работников и служащих.
От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.
Рациональное разделение труда работников служб документирования на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.
Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.
Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.
Формы работы с документами.
Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданными данным учреждением, получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов); движение документационной информации по инстанциям.
Существует 3 формы организации работы с документами:
1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с небольшимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
2) Децентрализованная форма: все операции по работе с документами выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.
3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.
При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:
а) объём документооборота
б) характер работы учреждения, его территориального размещения
в) структуру учреждения и его подразделений
г) техническую оснащённость
д) квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей
В администрации смешанная форма.
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объём документооборота.
Для определения учреждения по объему документооборота используют категорийность:
1 категория: к ней относят учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.
Администрация – 4 категория.
В каждой организации свой документооборот, под которым понимают количество зафиксированных в месте учета документов за определенный временной период.
Например: количество созданных и полученных экономическим отделом документов за календарный месяц. При этом за единицу подсчета принимается как сам документ, так и его копии.
Подсчет объема документооборота как правило проводят 1 раз в год. Осуществляют подсчет сотрудники СДОУ.
Подсчет документов производится:
· По регистрационным формам (в месте регистрации)
· В местах хранения подсчитываются документы, которые не проходили регистрацию
· В машинописном бюро подсчитываются сделанные копии документов
· В отделах и подразделениях организации подсчитываются документы, размноженные в подразделениях
· Отдельно учитываются заявления, жалобы, предложения
· Отдельно подсчитываются документы на не бумажных носителях
Знание объема документооборота необходимо для определения реальных потребностей во множительной, вычислительной и машинописной технике, для выбора оптимальной системы регистрации, построения справочного аппарат.
Объемы выполненных машинописных работ позволят определить необходимое количество технического персонала. Показатели количества различных сроков хранения позволят прогнозировать работу ведомственного архива.
По результатам подсчета документооборота можно сделать выводы как о количественном, так и качественном составе документов отделов и структурных подразделений, о загруженности сотрудников.
Подсчет объемов документооборота поможет найти пути его сокращения. Одним из которых является внедрение компьютерных информационно-поисковых систем.
Правила технического обеспечения работы с документами
Печатание документов, как правило, осуществляется в бюро подготовки документов, а также (до трех печатных страниц) непосредственно в подразделениях с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований. (Указанные правила разрабатываются департаментом делопроизводства на основании действующих стандартов).
В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующим ДОУ по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
Передаваемые для печати рукописи, также как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не должны приниматься к печати небрежно и неразборчиво написанные черновики или имеющие исправления карандашом.
При подготовке материалов к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и органи-заций, иностранных слов и географических названий. При печати применяются только обще-принятые сокращения слов.
Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланки про-
изводится только в бюро подготовки документов. Проекты, подготовленные с
использованием компьютеров в подразделениях передаются для переноса на бланки
вместе- с магнитной записью соответствующих файлов.
Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы и подпи- сывается исполнителем.
Печатание в бюро подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или "стр " и знаков препинания.
На последней странице отпечатанного документа проставляются символы, содержащие номер документа, дату печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.
В бюро подготовки документов сданные для печатания материалы и объемы выполненной работы учитываются в журнале.
Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
Копирование (тиражирование) документов.
Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику.
На копирование в бюро копировально-множительных работ сдаются только служебные документы вместе с заказом на бланке установленной формы, подписанным руководителем подразделения.
При объемах тиражирования материалов для подразделений свыше 20
страниц и 20 экземпляров производится согласование заказа с начальником ДОУ.
Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,
четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности
их поступления.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке заказа.
В бюро копировально-множительных работ учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы
В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подает письменную заявку на имя начальника департамента делопроизводства.
Стенографирование
Стенографическую запись мероприятий, обеспечивает специализированное предприятие по письменным заявкам структурных подразделений в ДОУ.
Звукозапись мероприятий
Звукозапись мероприятий, осуществляется специалистами по заявкам руководителей структурных подразделений.
Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает ДОУ. Магнитные носители документов и справочные материалы, необходимые для расшифровки и печатания записи мероприятия, представляются в ДОУ с сопроводительным письмом руководителя подразделения или его заместителя, в котором должны быть указаны фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
