Предварительное рассмотрение и регистрация документов

Установление порядка движения документов или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. В свою очередь, предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и вид документа. Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений предприятия, производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специально отведенную папку для последующего доклада руководителю. Руководитель рассматривает документацию в день их поступления (как нежелательное исключение – на следующий день). Он не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

После предварительного рассмотрения документы необходимо зарегистрировать. Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения»[1]¹. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных по документам. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, предприятие за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп. Регистрация необходима для решения последующих задач: учет количества документов, устранения возможности потерь, сохранности, обеспечения возможности ведения контроля исполнения документов и поиска документов в информационно- справочных целях. Подлежат регистрации не все документы, а только требующие учета, исполнения и дальнейшего использования, к ним можно отнести организационно- распорядительные документы, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.. Не регистрируются телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также, документы поступающие в копиях для сведения. Принятие управленческого решения по конкретному документу одна из основных функций руководителя, центральное и решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Согласно резолюции документы передаются для исполнения в подразделения предприятия.