Организация документооборота

Документооборот – это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов за год.

В документационном обеспечении управления выделяется четыре группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы, документы строгой отчетности (полученные и выставленные счета, бухгалтерские документы, платежные поручения) и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

3.1.1. Порядок прохождения входящих документов

Входящие документы, т.е. документы поступающие на предприятие, проходят следующие этапы движения внутри предприятия:

· прием;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководителем предприятия либо его заместителем;

· направление на исполнение;

· исполнение документа;

· контроль исполнения;

· формирование документа в дело.

Прием и первичную обработку корреспонденции производит секретарь – референт (Блок-схема 1).

Корреспонденция (документы) поступает на предприятие:

q с отделения почтовой связи (периодически);

q по факсимильной связи;

q по электронной почте;

q от нарочных лиц или курьеров;

q от посетителей или клиентов предприятия.

Секретарь-референт осуществляет первичную обработку корреспонденции: сортировку по принадлежности к юридическим лицам или по виду корреспонденции (периодические издания, рекламные проспекты). Производит отбор пакетов или документов с литером «Срочно», «Заказное», «Конфиденциально» или «Лично».

Перед вскрытием конверта проверяется правильность доставки корреспонденции адресату и целостность упаковки документа. Не подлежат вскрытию пакеты с литером “Конфиденциально” или “Лично”. После вскрытия конверта проверяется правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа о недостаче и сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, переправляются по правильному адресу или возвращаются отправителю.

При приеме документов, переданных по каналам факсимильной связи, проверяется читаемость сообщения. При плохом качестве переданного текста документа оповещается отправитель сообщения и производится повторный прием текста документа.

После вскрытия конверты уничтожают, кроме случаев, когда по конверту устанавливается адрес отправителя, дата отправки и получения документа, если на конверте имеются служебные отметки.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится секретарем-референтом. При этом документы распределяются на:

¨ документы, подлежащие регистрации;

¨ нерегистрируемые документы;

¨ документы, направляемые на рассмотрение генеральному директору предприятия;

¨ документы, направляемые на рассмотрение без резолюции генерального директора.

Документы передаются на рассмотрение Генеральному директору (далее по тексту – «Руководитель») в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передаются на рассмотрение руководителю документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для правильного принятия решения необходимо подобрать дополнительный (справочный) материал, то такой материал подбирается и передается руководителю вместе с основным документом.

Не передается на рассмотрение руководителя корреспонденция, адресованная конкретным сотрудникам, а также документы, содержащие текущую информацию.

Регистрация проводится в два этапа: секретарь-референт начинает регистрацию, затем документы передаются на рассмотрение руководителю.

Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в кратчайшие сроки в день их поступления на предприятие. Подлинник документа передают ответственному исполнителю.

Исполнение документа включает в себя действия по разрешению вопроса, изложенного в документе или исполнения резолюции руководителя предприятия. Документ должен быть исполнен в установленный срок в полном объеме. После исполнения документа на обороте подлинного экземпляра делается отметка о проделанной работе, заверяется подписью исполнителя.

Документ должен быть исполнен в срок, указанный в резолюции руководителя или в срок 7 рабочих дней со дня получения исполнителем.

При срыве сроков исполнения документов секретарь-референт вправе потребовать от исполнителя представления сведений о ходе его выполнения или производства доклада руководителю с просьбой продления срока и указанием причин задержки исполнения.

Секретарь-референт по неисполненным в срок документам обязан представить доклад руководителю, давшему поручение.

Исполненные документы возвращаются секретарю-референту и подшиваются в папки в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.

3.1.2. Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые ООО «Лютик» по другим адресам, проходят следующие стадии (Блок-схема 1):

§ составление проекта документа;

§ визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

§ доклад руководителю, подписание (утверждение) документа;

§ регистрация;

§ отправка документа адресату;

§ формирование документа в дело.

Исходящий документ может быть подготовлен в ответ на обращение, запрос другой организации, учреждения или частного лица или может быть подготовлен в инициативном порядке.

Исходящие документы оформляются по установленной форме в двух или более экземплярах, за исключением передаваемых по факсимильной или электронной связи и телефонограмм, составляющихся в одном экземпляре.

Проект документа составляется специалистом (или группой специалистов), способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Сотрудник предприятия, назначенный за подготовку проекта документа, несет ответственность за полноту и качество представляемого материала. При необходимости и с целью упрощения принятия решения по проекту документа руководством предприятия исполнитель обязан совместно с проектом исходящего документа подготовить и представить справочный или аналитический материал.

С целью упрощения процесса подготовки исходящего документа сотрудник предприятия может использовать базу системы электронного документооборота.

Проект исходящего документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проект документа визируется составителем проекта, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с Представителем Частного общества с ограниченной ответственностью «Лютик.»

Согласование проводит лицо, готовившее проект документа.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю предприятия или его заместителям, после чего документ подлежит регистрации секретарем-референтом по установленной форме и отправляется адресату.

Руководитель предприятия вправе внести изменения или дополнения в проект и вернуть его на доработку.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед конвертованием секретарем-референтом проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в деньихподписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Исходящий документ (первый экземпляр) может быть отправлен адресату почтой, факсимильной связью, по компьютерной сети, курьером или нарочным. На втором экземпляре делается отметка о подписи первого экземпляра и подшивается в дело исходящей переписки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

3.1.3. Порядок прохождения документов строгой отчетности

Под документами строгой отчетности понимаются полученные и выставленные счета, кассовые чеки, счета-фактуры, бланки строгой отчетности и платежные поручения.

А. Получение счета

- Работник секретариата компании каждому полученному счету присваивает входящий номер, обозначает на счете дату получения, заносит сведения о счете в журнал полученной корреспонденции и передает бухгалтеру

- Бухгалтер оформляет для счета Сопроводительный бланк (СБ) и отражает его в журнале счетов, переданных ответственным лицам для утверждения. Форма СБ указана в Приложении 3

- Формальный контроль (контроль реквизитов) проводит бухгалтер в течении 3 (трех) суток с момента получения счета, а затем передает счет для предметного контроля – утверждения

- Предметный контроль – утверждение счета проводит работник, отвечающий за заказ соответствующих работ, услуг, товаров и прочее (далее - ответственный работник). В СБ он указывает краткое описание предмета оплаты и проставляет свою подпись. Предметный контроль – утверждение проводится в течение 3 (трех) суток с момента получения счета ответственным работником. После этого счет передается представителю «Лютик.» для визирования, а затем генеральному директору для подписания. За исполнение счета отвечает ответственный работник, который осуществляет предметный контроль

- После подписания генеральным директором счет возвращается в бухгалтерию, где бухгалтер на основе наличия подписей осуществляет платеж и производит необходимые бухгалтерские проводки.

- До оплаты счета бухгалтерия проверяет содержит ли счет все обязательные реквизиты, имеются необходимые дополнительные документы (квитанции о доставке, акты приема-передачи, бланки заявки и др.), которые подтверждают правильность счета и возможность его принятия к бухгалтерскому учету.

- Контроль реквизитов (формальный контроль), который проводит бухгалтер после получения счета, заключается в контроле наличия всех необходимых реквизитов, их полном и надлежащем заполнении

- Предметный контроль – утверждение, который проводит ответственный работник, заключается в проверке соответствия счета выполненным работам, оказанным услугам, приобретенным товарам и оформляющим эти операции документы: договорам, документам о доставке, актам приема-передачи, бланкам заявок и проч. с точки зрения содержания, количества, качества, сроков и правомерности данной операции. К каждому он должен приложить копию бланка заявки, документа о доставке, акта приема-передачи или другого документа, доказывающего выполнение работ, оказание услуг, поставку товара и проч. ответственный работник отвечает за объем и правомерность предоставленного исполнения, а также за размер денежного обязательства и правильность расчета по соответствующему счету. Он также отвечает за предоставление всей документации по счету, истребованной бухгалтерией. В случае необходимости он должен обеспечить все отсутствующие данные (документы) и дать пояснения по счету. Ответственный работник осуществляет контроль фактического исполнения как договора, так и счета. Ответственный работник также отвечает за выявление ошибок и их исправления. Ответственный работник не вправе утверждать счет, который не соответствует вышеуказанным правилам.

Б. Выставление счета, документы строгой отчетности

- Выставление счета оформляется бухгалтером на основе Основания для составления счета

- Основание для составления счета составляется ответственным работником и должно содержать все реквизиты документа строгой отчетности, т.е. описания работы (товара, услуги), на которую составляется счет, ее стоимость, ставку НДС, дату оформления и платежные условия в соответствии с заключенным договором. Основание должно содержать подписи ответственного работника, представителя «Лютик.» и генерального директора

- Бухгалтер оформляет счета (два оригинала) в течение 5 (пяти) дней с момента получения Основания для составления счета и – по указанию ответственного работника- один оригинал отправляет контрагенту, а второй подшивает в реестр выставленных счетов

В. Платежные поручения

- После утверждения счета ответственным работником бухгалтер оформляет платежное поручение

- Платежные поручения всегда оформляются на бумажном носителе (даже при использовании системы электронных расчетов «банк-клиент») и подписываются в соответствии с образцами подписей соответствующего банка

- В случае электронных расчетов платежи проводятся всегда при участии двух работников, уполномоченных для утверждения и проведения платежей

3.1.4. Порядок прохождения внутренних документов

В процессе деятельности предприятия создается масса различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей, такие документы относятся к категории внутренних. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, организационные, распорядительные документы и др.

Внутренние документы составляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы.

Учет, хранение и ведение справочной работы по организационным и распорядительным документам осуществляет секретарь-референт.

А. Порядок прохождения организационных документов

Организационные документы создаются по инициативе должностных лиц либо во исполнение распоряжения руководства предприятия с целью закрепления каких-либо правил, порядка или организацию деятельности (инструкции, правила, положения и т.д.).

Этапы и порядок прохождения организационного документа следующий:

- составление проекта документа;

- его изготовление и согласование;

- утверждение;

- размножение и рассылка документа;

- исполнение документа;

- контроль исполнения;

- формирование документа в дело.

Проект документа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Проект организационного документа подлежит обязательному визированию с заинтересованными должностными лицами (согласование проекта документа), а затем представляется на утверждение руководителю.

После подписания подлинный экземпляр документа представляют секретарю-референту для его учета и хранения.

Изданный организационный документ подлежит обязательной рассылке исполнителям.

Контроль исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в тексте документа.

Б. Порядок прохождения распорядительных документов

Порядок прохождения распорядительного документа (например, приказа) следующий (Блок-схема 2):

Ø составление проекта документа;

Ø его изготовление и согласование;

Ø подписание;

Ø регистрация;

Ø размножение и рассылка приказа исполнителям;

Ø исполнение документа;

Ø контроль исполнения;

Ø формирование документа в дело.

Приказы по производству создаются по инициативе руководителя предприятия.

Приказ составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приказ представляется секретарем-референтом на подпись руководителю.

После подписания приказ подлежит регистрации у секретаря-референта. В регистрационном журнале отмечается:

- номер приказа;

- дата приказа;

- наименование приказа (краткое содержание).

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии приказа передается главному бухгалтеру, а подлинный экземпляр приказа подшивают в дело.

Исполнение приказа включает в себя комплекс мер, направленных на выполнение мероприятий закрепленных в документе.

Контроль за исполнением приказа по основной деятельности направлен на обеспечение его своевременного и качественного исполнения.

В. Порядок прохождения служебных записок

Другие внутренние документы (например, служебная записка) могут иметь свой порядок прохождения (Блок-схема 2):

§ составление и оформление документа;

§ рассмотрение документа руководителем предприятия (подпись, резолюция);

§ отправка, передача документа адресату;

§ исполнение документа и информирование адресата о решении вопроса;

§ подшивка исполненного документа в дело (при необходимости).

Внутренние документы на этапеих подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.

Через служебные записки разрешается большая часть внутренних вопросов, возникающих в процессе деятельности предприятия (одного юридического лица). Допускается прохождение служебных записок:

· от работника непосредственному руководителю с целью внесения предложений или в случае необходимости принятия управленческого решения по сути, изложенной в содержательной части служебной записки.

Составление и оформление документов производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003.

При необходимости служебные записки подлежат регистрации у секретарей подразделений. Порядок регистрации изложен в пункте 3.2.2. инструкции.

Служебные записки, отправленные по электронной почте, имеют такую же силу, как и служебные записки, выполненные в бумажном виде.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения руководителя структурного подразделения внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе секретаря-референта или могут быть переданы в архив, или уничтожены.

Г. Порядок оформления командировок

Сотрудник предприятия может быть направлен в служебную командировку по указанию руководства Определен следующий порядок оформления документов на откомандирование сотрудника.

1. Ходатайство перед руководством предприятия оформляется служебной запиской, в которой указывается о необходимости направления сотрудника в командировку.

2. Служебная записка и задание на командировку представляется для утверждения руководителю предприятия.

3. Утвержденные документы представляются секретарю-референту для последующего оформления, в бухгалтерию и кассу для получения сотрудником денежных средств на командировку.

В обязанности секретаря-референта входит подготовка приказа и командировочного удостоверения, подписание их руководством и регистрация.

Командировочные удостоверения имеют типовую форму (приложение 9).

Регистрация командировочных удостоверений ведется в Журнале регистрации командировочных удостоверений (или с использованием ПЭВМ), в котором заполняются графы:

№ п/п	Дата выдачи	Должность, Ф.И.О.	Место командировки	Цель	Срок командировки	Дата и номер приказа
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.
	00.00.00	Сотрудник Фамилия И.О.	город, фирма (организация)		с 00.00.00. по 00.00.00	00.00.00. № 000.

По указанию руководителя или обращении командируемого должностного лица (сотрудника) секретарь-референт может подобрать необходимые документы в пределах своей компетенции.

Секретарь-референт обязан совместно с другими сотрудниками обеспечить подготовку проектов документов, которые потребуются руководителю при нахождении его в командировке.

При возвращении руководителя секретарь-референт оформляет материалы командировки.

Секретарь-референт также осуществляет учет (регистрацию) должностных лиц, прибывающих в командировку на предприятие.

3.1.5. Работа с договорами

А.Регистрация и реквизиты договоров

- Все договоры, разработанные в ООО «Лютик», или поступившие в ООО «Лютик», должны регистрироваться у ассистента и сопровождаться Листом согласования (приложение 10).

- Работник, являющийся предъявителем Договора, представляет ассистенту каждый новый проект Договора для регистрации, Ассистент прикладывает к Договору Лист согласования, присваивает Договору регистрационный номер в соответствии с Реестром проектов договоров и передает Договор предъявителю вместе с Листом согласования.

- Предъявитель Договора при необходимости вносит в Договор изменения и дополнения, заполняет и подписывает Лист согласования, передает Договор вместе с Листом согласования для утверждения.

Б. Порядок утверждения

- В процедуре утверждения каждого Договора участвуют следующие лица:

Предъявитель - лицо ответственное за данный Договор

Налоговый контроль – главный бухгалтер

Юридический контроль – юрист

Визирует – уполномоченный представитель «Лютик»

Утверждает – генеральный директор

Одобряет - орган управления Общества (по Уставу)

- В случае наличия у любого из участников процедуры утверждения Договора оговорок и изменений (поправок, дополнений), Договор возвращается предъявителю для доработки

- На предъявителя Договора возлагается обязанность по комплексному сопровождению процедуры заключения Договора, включая его надлежащие утверждение и обеспечение наличия всех касающихся данного Договора документов

- Предъявитель Договора в качестве ответственного лица своей подписью удостоверяет целесообразность и обоснованность заключения Договора, его соответствие предпринимательской деятельности Общества, а также подтверждает, что Договор не является для Общества экономически невыгодным и надлежащее исполнение Договора не причинит Обществу ущерб

- Налоговый контроль – ответственное лицо (гл.бухгалтер) рассмотрит Договор с точки зрения соответствия налоговому праву и налоговой политике Общества

- Юридический контроль – ответственное лицо (юрист) рассмотрит Договор с точки зрения соответствия действующему законодательству РФ

- Визирование уполномоченным представителем «Лютик» - уполномоченное лицо, назначенное мажоритарным участником Общества, осуществляет независимый от органов управления Общества контроль на предмет соответствия Договора интересам Общества и его участников

- Утверждение Генеральным директором – генеральный директор несет ответственность за правильное и всестороннее рассмотрение Договора всеми лицами, участвующими в процедуре его утверждения, обеспечивая максимально возможную выгоду для Общества

- Одобрение:

- до 100000 руб. – генеральный директор Общества;

- свыше 100000руб. – Совет директоров Общества;

- в случаях, специально предусмотренных Уставом – Общее собрание участников или Совет директоров Общества.

В. Заключение и хранение договоров

- После завершения процедуры утверждения Договора предъявитель Договора передает его ассистенту, который обеспечивает одобрение Договора уполномоченным органом управления Общества и подписание генеральным директором

- После подписания Договора ассистент возвращает подписанный Договор предъявителю, который обязан безотлагательно обеспечить подписание Договора законным представителем или иным уполномоченным лицом контрагента

- После подписание Договора всеми договорными сторонами, предъявитель Договора передает оригинал Договора вместе с Листом согласования ассистенту

Г. Обязательства по договору, изъятие из процедуры утверждения

- После получения Договора ассистент проверяет наличие всех подписей и правильность заполнения Листа согласования

- Бухгалтер проверяет наличие финансовых обязательств по Договору и наличие/отсутствие в Листе согласования пометок в финансовом разделе

- Если Договор предусматривает денежные обязательства Общества бухгалтер и предъявитель Договора действуют в соответствии с действующим внутренним документом Общества (Документооборот)

- Если Договор и Лист согласования содержат все необходимые реквизиты, ассистент исключает его из Реестра проектов договоров и включает его в Реестр заключенных договоров

- В случае если Договор по какой-либо причине не был заключен, сведения о нем сохраняются в Реестре проектов договоров, где ассистент делает пометку с указанием причины не заключения Договора.

3.1.6. Учет количества документов

Для совершенствования документооборота в организации производится учет количества документов: входящих, исходящих, внутренних. Учет позволяет выбрать рациональные способы обработки документов, наиболее целесообразные технические средства для автоматизации документооборота и обозначить действия по сокращению их количества.

При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. Входящие документы учитываются по данным регистрационных номеров, исходящие по данным учета исходящих.

Периодически результаты учета документооборота на предприятии обобщаются секретарем-референтом и, при необходимости, доводятся до сведения руководителя предприятия в виде сводок, на основании которых вырабатываются меры по совершенствованию работы с документами.