Номенклатура дел

В процессе деятельности предприятия возникает большое количество служебных документов. С целью правильного распределения исполненных документов в дела, а при необходимости их быстрого поиска, создается классификатор, которым является номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся на предприятии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Систематизация документов в компании осуществляется с использованием индивидуальной номенклатуры дел.

Сводная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одного предприятия в определенном календарном году.

Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел на предприятии, намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве.

Обязательные реквизиты номенклатуры дел:

· наименование предприятия (подразделения);

· наименование вида документа;

· дата;

· регистрационный номер;

· место составления;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· гриф согласования и утверждения.

3.4.1. Текст и систематизация заголовков в номенклатуре дел

Текст номенклатуры дел состоит из разделов:

- 01 – Организация управления,

- 02 – Информационно-справочные документы,

- 03 – Работа с кадрами,

- 04 – Документационное обеспечение управление,

- 05 - Административно-хозяйственное обслуживание.

Образец номенклатуры дел представлен в приложении 4.

Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов и их взаимосвязи. В начале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т.д.

В первой графе таблицы номенклатуры дел проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Например: 01-04, где 01 - индекс канцелярии, а 04 - порядковыйномер дела «Приказы руководства по основной деятельностиза 2000г.»

Во второй графе («Заголовок дела(тома)») указываются заголовки дел. Заголовки дел должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов дела. Они имеют следующие элементы:

1. Название вида дела или разновидности документа. Например, «Приказы руководства по личному составу за 2000г.», «Текущая переписка с коммерческими фирмами и государственными органами за 2000г.».

2. Название автора документа предприятия или структурного подразделения. Например, «Переписка ______________________ в 2014г.».

3. Название адресатов или корреспондентов; организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы. Например, «Переписка с ОАО «______________» в 2014г.».

4. Краткое содержание документов дела. Например, «Переписка с предприятиями об организации взаимодействия в 2000г.».

5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела.

6. Даты (период), к которым относятся документы дела.

7. Указание на копийность документов дела. Например, «Информационные письма - копии».

Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен иметь сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием. Например, «Переписка с _________________________в 2000г.». Не допускаются заголовки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т.п.

Может использоваться термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность. Например, «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год). Например, «План работы на 2000г.».

Заголовок дел, не завершенных делопроизводством в текущем году, вносят в номенклатуру дел предприятия следующего года с тем же названием.

Третья графа указывает количество дел (томов, частей), корректируется по окончании календарного года.

В четвертой графе («Срок хранения дела») указываются сроки хранения дел.

Пятая графа («Примечания») заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия Перечней статей и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другое подразделение, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на машинный и др.

3.4.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год составляется и оформляется секретарем-референтом в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры предприятия, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно (в последнем квартале) она уточняется, перепечатывается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января текущего года.

В номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности предприятия в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация).

Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел предприятия хранится у секретаря-референта, второй - используется в качестве рабочего.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения (приложение 4).