Методичні рекомендації

Готуючи перше питання, варто, перш за все, дати визначення поняттю «державний архів». Далі необхідно визначитись з пріоритетними завданнями державних архівів, що здійснюються у відповідності з профілем і рангом кожного конкретного архіву, за дорученням держави і в межах визначених законодавством. Охарактеризуйте правову базу діяльності державних архівів.

Зауважте, що діяльність державних архівів регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Державної архівної служби України та відповідних органів виконавчої влади.

Підкресліть, що основними нормативними документами з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура і штатний розпис, кошторис доходів і видатків та посадові інструкції працівників. Охарактеризуйте зміст кожного з відповідних документів.

Розгляд другого питання радимо почати з розповіді про архівосховище-спеціалізоване приміщення для зберігання документів, яке є головним серед виробничих підрозділів архіву. З’ясуйте яким необхідним технологічним обладнанням і устаткуванням воно має бути обладнане. Розкажіть про це. Пам’ятайте, що архівосховище – не тільки приміщення, а й виробничий підрозділ де працює група співробітників. Розкажіть якими є їх повноваження та завдання. Як розраховується необхідна кількість співробітників, силами яких здійснюється весь комплекс архівних робіт? Що впливає на їх кількість? Слід відповісти також на питання, чому архівосховища є об’єктами режимного порядку і доступ до них визначається спеці-альною інструкцією та наказом директора.

Наступним підрозділом архіву, який необхідно охарактеризувати, є читальний зал. З правилами організації його роботи має справу кожен споживач архівної інформації, тому охарактеризуйте його роботу повно і детально.

З’ясуйте для себе і оприлюдніть на семінарі інформацію про умови отримання дозволу для роботи в читальному залі, характер документальних форм які має заповнювати дослідник в процесі роботи з документами, міру відповідальності кожного за збереження архівних документів і використання інформації документів.

З діяльністю читального залу тісно пов’язана робота довідкової групи (столу довідок), яка входить до функціональної сфери використання архівної інформації. Вона полягає у задоволенні соціально-правових потреб громадян. Розкажіть, який порядок звернення громадян за довідками, як організована робота цього архівного підрозділу, які автоматизовані бази даних створені сьогодні в архівних установах України.

Кожен архів має у своєму складі реставраційно-палітурну майстерню, призначену для реставрації, ремонту та оправлення документів задля підтримання їх належного фізичного стану. Перерахуйте основний набір інструментів, яким має бути оснащений цей підрозділ, головні технічні пристрої та правила дотримання техніки безпеки.

Під час висвітлення третього питання слід охарактеризувати планування, звітність та економічну діяльність архівних установ. Розпочати доцільно з планування, відмітивши, що воно має дві
форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою і розрахована на тривалий термін. Друга-архівним установам і архівним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани, що мають дві частини-текстову і табличну. З’ясуйте, що це за одиниця обліку витрат часу на виконання певного обсягу роботи в архівних підрозділах — «людино-день»? Дайте відповідь на питання: чи стала ця одиниця виміру в різних підрозділах, як вона допомагає обраховувати і планувати роботу в архівних підрозділах, як обліковуються певні обсяги роботи архівістів за її допомогою? Що таке щоденник архівіста і як він допомагає в організації планування роботи державних архівів? На завершення розгляду проблеми планування роботи архівної установи назвіть основні типові форми планування в українських архівах.

З проблемою планування тісно пов’язане питання звітності архівних установ. Назвіть і охарактеризуйте основні звітні статис-тичні форми: паспорт архіву, звіт про виконання плану розвитку архівної справи, звіт про стан і обсяг документів НАФ, звіт про чисельність, склад та рух працівників. Зверніть увагу на терміни подачі цих звітних форм.

Закінчити розповідь про організацію роботи державних архівних установ доцільно характеристикою основних напрямів та видів економічної діяльності сучасних архівів.