Організація проведення ділових зустрічей

Ділові зустрічі є цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди і переговори. Керівники й спеціалісти витрачають на них 20- 30 відсотків свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди дають очікуваний ефект через неправильну їх організацію та технологію проведення (непідготовленість, велика кількість учасників, необгрунтована тривалість доповідей, незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу їх проведення. Це передбачає визначення стилю й тривалості зустрічі.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи.

Уже одна ця операція дозволяє упорядкувати частоту засідань, їх тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непоінформованості учасників. Наради можуть скликатися й раптово, але їх кількість має бути дуже малою. Крім того, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, залучаються особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язково мають бути високопоставлені посадовці. Замість них можна запросити спеціалістів, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими фахівцями, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

Що стосується кількості учасників, то тут доцільно користуватися правилом, що не завжди кількість переростає в якість: чим більше людей на нараді, тим більше думок і дебатів, за якими нерідко губиться істина.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-3 дні повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити час на проведення самої зустрічі.

Необхідно також вибрати місце й час, про які також повідомити учасників. Ділові зустрічі можуть проводитися як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де є диктофони, засоби зв'язку, спеціальні столи. Вони необов'язково повинні бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад - "п'ятихвилинок") можна проводити стоячи - тоді вони є більш ефективними.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Воно буде тим ефективнішим, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.