Если образцы форм документов утверждаются правительственными органами, то такие формы документов называются типовыми или унифицированными. Организации могут изменять унифицированные формы, усложняя их, или составлять собственные формы. Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения – реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления;
• наименование предприятия, составившего документ;
• содержание хозяйственного события;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• фамилии и должности ответственных лиц;
• личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью номера удобно различать документы одного вида.
Формы документов, составленные организацией, – это часть ее учетной политики. Поэтому их образцы должны быть приложениями к приказу руководителя организации, утверждающего ее учетную политику. Кроме того, приказом руководителя должны быть определены работники, которые могут подписывать те или иные документы организации.
|
|
Право подписывать самые важные документы остается за руководителем. Денежные и расчетные документы должен подписывать главный бухгалтер.
Законодательство предусматривает способ разрешения разногласий между руководителем и главным бухгалтером, касающихся осуществления отдельных хозяйственных операций. Если главный бухгалтер отказывается подписывать какой‑либо денежный или расчетный документ, то это может сделать за него руководитель организации. Но в этом случае всю ответственность за последствия хозяйственной операции по этому документу будет нести руководитель.
Типичный лист документа по своей структуре в порядке сверху вниз делится на три части: «шапку»; табличную часть; «подвал».
Если сопоставить представленную структуру листа документа с приведенным выше перечнем его обязательных реквизитов, то получится следующее (рис. 1.5):
Рис. 1.5. Типовая структура документа
Заметим, что бывают документы с более сложной структурой и с большим количеством частей, и наоборот, документ может иметь более простую структуру.