Основные виды документов

Из потока документов, которые циркулируют по организации, в первую очередь бухгалтерия работает с документами, которые подтверждают свершившиеся события хозяйственной жизни, т. е. оправдательными и комбинированными документами.

Документы, которые бухгалтерия организации получает от других структурных подразделений, как правило, являются материальными документами.

В приведенной ниже таблице указаны не все документы, которые могут оказаться в бухгалтерии организации – только унифицированных форм документов в Российской Федерации существует не одна сотня.

Но некоторые документы не указаны в таблице сознательно, т. е. это документы, которые являются важными с точки зрения руководства организации, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это договоры, заключаемые организацией с другими организациями, счета, которые организация выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим организациям для оплаты. Именно на основе договоров и счетов руководитель организует работу предприятия. По своему назначению они относятся к организационно‑распорядительным документам.

С точки зрения бухгалтерии договоры, счета и любые другие организационно‑распорядительные документы – это только предвестники хозяйственных событий. Скорее всего, эти события произойдут. Поэтому договоры и счета также надо подобрать и подшить в нужные папки с целью последующей их сверки с теми документами, которые уже будут подтверждать произошедшее хозяйственное событие.

Главным для бухгалтерии является документ, который отражает уже свершившееся событие, – товарно‑транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение, которое печатается в бухгалтерии и представляет собой указание банку переслать некоторую денежную сумму с расчетного счета организации на расчетный счет другой организации. Причина та же: платежное поручение – это организационно‑распорядительный документ, т. е. предвестник события, которое наверняка произойдет не позже следующего дня после того, как платежное поручение окажется в банке. Но документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета предприятия.

В таблице также не указаны документы, являющиеся дополнениями к каким‑то другим документам. Например, когда оформляется товарно‑транспортная накладная, одновременно может быть выписан пропуск на вынос имущества. Этот документ предписывает службе охраны разрешить вынос указанного имущества с территории организации. Одновременно с товарно‑транспортной накладной может составляться лист отбора. Этот документ нужен кладовщику. Он указывает, что, в каком количестве и с какой полки склада надо взять при формировании комплекта отгружаемого имущества. Для бухгалтерии организации эти мелкие подробности неважны.

Вместе с товарно‑транспортной накладной оформляется счет‑фактура – это приложение к товарно‑транспортной накладной, составленное в интересах налоговой инспекции и имеющее для бухгалтерского учета важное значение. Счета‑фактуры собираются с особой тщательностью.