Составление собственно описи дел архивного фонда

После проведения систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составить опись не составит труда. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

· все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

· дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

· дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы и т.д.) и других частей;

· все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Запомните - количество дел, внесенных в одну опись не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

· порядковый номер;

· делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

· заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

· крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

· количество листов в деле;

· примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - “Порядковый номер” - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в “Итоговой записи”).

Графа 2 - “Делопроизводственный номер” - это “родной” для дела номер, присвоенный в делопроизводстве. Он может послужить дополнительным "маячком" в поиске. Не путайте делопроизводственный номер с порядковым, валовым номером дела по описи.

Графа 3 - “Заголовок дела” - отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела. Помните! - заголовки вносятся в опись в строгом соответствии со схемой классификации:

Вы можете себе облегчить жизнь в том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их разнит № тома, № части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете слово “То же” с указанием тома или части:

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений, составленном гос.архивом. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. Например: “Переписка с уездным отделом народного образования (УОНО) о подготовке к учебному году”. При последующих упоминаниях учреждения в заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): УЗО, ВИК, ВККОВ. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотации располагается на расстоянии в два сантиметра от левого края графы.

Графа 4 - “Крайние даты” - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают один год, то для их написания в графе отводится 3 строки, а если крайние даты включают два года, то - 4.

Запомните! Последняя строка даты должна совпадать с последней строкой заголовка.

Графа 5 - “Количество листов” - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу.