Составление справочного аппарата к описи

И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Конечно, по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда, но это процесс длительный. Но в наш “сумасшедший век”, когда все исследователи торопятся быстрее дойти “до финиша” - получить нужную информацию и эффективно использовать ее, необходимо помочь им. Для этого и составляется справочный аппарат и описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

· титульный лист;

· оглавление;

· предисловие;

· список сокращений;

· указатель.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь. Предлагаем Вам ознакомиться с составом основных элементов справочного аппарата описи.

Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

Оглавление (содержание) разделов описи и справочного аппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи. К описи необходимо написать предисловие. В предисловии Вы обязательно должны отразить историю учреждения-фондообразователя, историю фонда, методику составления описи и краткие рекомендации по ее использованию. При написании истории фондообразователя вспомните, кто это - лицо или учреждение? Если это “homo sapiens” - Вы должны написать краткий историко-биографический очерк, сделав основной упор на датах (жизни и смерти), основных вехах государственной, общественной, служебной, творческой и др. деятельности. Хорошо бы отразить генеалогические связи данного лица.

Предисловие - один из важнейших элементов справочного аппарата.

Если Ваш фондообразователь - учреждение, то необходимо в предисловии кратко осветить его историю:

· исторические условия, историческая обстановка, в которой возникало и действовало учреждение-фондообразователь;

· дата его образования и подчиненность учреждения-фондообразователя;

· функции, масштаб деятельности, структура учреждения-фондообразователя и их изменения;

· организация системы делопроизводства;

· даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя.

Далее в предисловии напишите об истории фонда: установите когда, при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содержание, объем документов. Раскройте все “тайны” работы с документами после поступления фонда в архив: особенности описания, экспертизы ценности, систематизацию документов в фонде. Мы можем подсказать, как это легче сделать. Характеристику документов постоянного хранения Вы можете дать по Вашей описи, а результаты экспертизы раскрыть на основании акта о выделении дел к уничтожению.

Если фонду не повезло и его раздробили или владельцы, или неопытные архивисты по разным хранилищам, то в предисловии следует указать, в каких конкретно архивохранилищах находятся документы “несчастного” фонда.

Далее в предисловии дается краткая характеристика состава и содержания документов, включенных в опись, особенности формирования, описания, систематизации и оформления дел; раскрываются принципы построения описи.

В заключительной части раскрывается состав справочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Например: ИАИ - Вы знаете, что это означает Историко-архивный институт, а другие могут подумать, что это Институт атомных исследований.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются. Если Вы поторопились или были неаккуратны при составлении описи и позволили себе такие сокращения как “р.- родился”, “ум. - умер”, “п. - протокол”, “м. - материалы” и тому подобное, то Вы обязаны пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели, которые требуют большей эрудиции.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Указатели по форме могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

Примеры указателей:

Глухой указатель	Гиацинтова С.В. 7, 9, 18
Аннотированный краткий	Гиацинтова С.В. - актриса 7, 9, 18
Аннотированный полный	Гиацинтова Софья Владимировна - советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года - в Московском театре имени Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства вошло исполнение ею роли Марии ("Двенадцатая ночь" В.Шекспира) и др. 7, 9, 18

Запомните! Географический указатель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере “Предметного указателя”.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Примеры рубрик:

· простая рубрика Газеты.

· сложная рубрика Газеты, тираж.

· гнездовая рубрика Газеты:

“Известия” 7, 8, 9

“Независимая” 10, 11

“Спид-инфо” 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности. Пример: «Образование низшее 25, 26, среднее 5, 9, высшее 5, 13, 25».

Обратите внимание на особенность составления гнездовой рубрики, где рубрика - всегда родовое понятие, а подрубрики - его виды (этого рода). Поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как:

Яблоня

посадка 7

полив 8

уничтожение вредителей 9

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения- фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому. Например: Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому. Например:

Избирательная кампания - см. кампания избирательная

Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных. Например: Учет военнообязанных 14, 17, 18 Военнообязанные - см. Учет.

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия. Например: Новый русский 7, 13.

Запомните! Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа. Например:

А

Арбуз 4, 7, 9

Автомобиль: - грузовой 7, 8 - легковой 8, 9.

Архивы: - ведомственные 4, 5 - государственные 7, 8 - негосударственные 13, 17

...

Б

...