Особенности выдачи аванса на командировку за границу

Направляя работника в загранкомандировку, предприятие обязано обеспечить работника авансом на текущие командировочные расходы в размерах согласно установленным нормам. Причем, как указано в п. 1.2 раздела II Инструкции № 59, аванс выплачивается в национальной валюте страны, куда направляются работники, или в свободно конвертируемой валюте.

Если при выдаче аванса общая сумма иностранной валюты имеет дробную часть, то возможно применение арифметического правила округления до целой единицы.

Как видим, из упомянутой нормы п. 1.2 раздела II Инструкции № 59 можно сделать два очень важных вывода.

Во-первых, обеспечение работника валютой для финансирования его потребностей в стране пребывания не право, а обязанность предприятия. Поэтому невыдача аванса на командировку за границу, так же как и аванса на командировки по Украине, является нарушением законодательства о труде и влечет за собой ответственность в виде административного штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.).

Во-вторых, аванс на командировку за пределы Украины предприятие должно выдавать в национальной валюте страны пребывания или в свободно конвертируемой валюте. То есть Инструкция № 59 не предусматривает возможности выдачи аванса в национальной валюте Украины в случае командировки за границу. А раз так, то предоставление аванса на командировку за границу в гривнях не допускается.

Согласно п. 3.4 Положения №637, выдаются наличные средства, в т. ч. под отчет, по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, которые должны подписать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем.

Физлицо, получившее наличные средства под отчет от предприятия с целью приобретения для нужд последнего товаров (работ, услуг), обязано отчитаться за израсходованные наличные средства путем подачи авансового отчета по форме, установленной Приказом №440.

Авансовый отчет заполняют непосредственно физлица, получившие средства под отчет, за исключением граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерских проводок, расчета штрафа и суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства. Эти графы заполняет должностное лицо предприятия, в должностные обязанности которого входит выполнение указанных функций. Графы «Доцільність проведеної витрати підтверджую» и «Звіт затверджено» заполняет руководитель предприятия.

Отрывную часть авансового отчета («Розписка») заполняет и подписывает должностное лицо предприятия, которому работник сдает авансовый отчет. Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность подачи авансового отчета.

К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт расходования подотчетным лицом средств именно по тем направлениям, которые указаны в авансовом отчете.

Подотчетные средства, которые физическое лицо не использовало или по которым отсутствуют подтверждающие документы, должны быть возвращены предприятию. В случае если такой возврат происходил путем внесения наличных средств в кассу, то документом, подтверждающим факт возврата физлицом остальных средств, является квитанция — часть приходного ордера, с оттиском печати и подписью ответственного лица предприятия, принявшего эти средства.

Учет средств, выданных под отчет, согласно Плану счетов бухгалтерского учета, ведется на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту, соответственно, те суммы, которые были возвращены предприятию или по которым представлен утвержденный руководителем авансовый отчет.