Порядок заключения внешнеторговых сделок

Выбор контрагента. Под процедурами заключения внешнеторговых сделок следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ним контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, ее оформле­ние и передачу контрагенту для исполнения.

При выборе контрагента учитывается множество факторов: вид и предмет сделки, страна заключения и исполнения договора, возможности рынка, наличие конкурентов, конъюнктурные особенности рынка. В случае отыскания лучшего импортера из нескольких возможных необходимо решить вопросы выбора страны покупателя и наиболее выгодного контраген­та в ней. И только решив эти вопросы, следует установить контакты с вероятными импортерами.

Весьма важными исходными условиями в выборе контрагента являются: учет наличия межправительственного торгового договора о взаимных поставках товаров; степень монополизации изучаемого рынка транснациональными корпорациями и крупными компаниями; сроки взаимодействия с фирмами и компаниями страны.

Важным видом деятельности в период выбора каналов сбыта и контрагентов является реализация планов коммерческой деятельности на внешних рынках, осуществляемых в крупных отечественных внешнеторговых организациях, а также и в зарубежных фирмах, компаниях, поставляющих экспортную продукцию.

Подготовка коммерческих предложений и запросов

При подготовке коммерческих предложений о предстоящей экспортной сделке продавец (экспортер) играет активную роль в поиске возможного покупателя (импортера) из числа нескольких наиболее вероятных, по его мнению, будущих контрагентов.

На самом начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение (оферту) нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам. Конечно, можно направить оферту только одному покупателю, но так поступают только по отношению к надежному многолетнему партнеру. И, как правило, такому клиенту обычно направляют проформу контракта, являющуюся результатом уже имеющихся предварительных договоренностей.

В случае, когда явного контрагента экспортер не имеет, коммерческие предложения о продаже товаров, услуг обычно излагаются в следующих формах: устно при личной встрече или по телефону, затем предложения подтверждаются записками, телексами, письмами; в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

Текст оферты желательно оформить на качественной бумаге с помощью современных технических средств. В предложении экспортера обычно отражаются такие реквизиты, как адрес контрагента, описание товара, количество его, цена, базисные условия поставки, сроки поставки, условия кредита, сроки действия предложения, наименование экспортера и его адрес, подписи экспортера, дата отправки.

Оферта излагается кратко, четко, ясно, без двусмысленных толкований и неясностей. Во внешней торговле применяют два вида оферты твердую и свободную. Вид указывается в документах.

Твердая оферта (firm offer) – письменное предложение о продаже определенной партии товара, направленное конкретному покупателю.

Свободная оферта (free offer) или публичная оферта – это предложение о продаже определенной партии товара, направленное неопределенному кругу лиц (сразу нескольким покупателям).

Особенности проведения деловых переговоров. В организации проведения коммерческих переговоров можно выделить три стадии: начальную, предварительную и основную. На начальной стадии набрасывается контур предстоящих переговоров и оговариваются технические условия их проведения. На предварительной стадии определяются конкретные участники. Результатом основной стадии переговоров является заключение контракта между контрагентами.

Обычно до начала самих переговоров составляют и согласовывают с функциональными отделами проекты протоколов, соглашений и контрактов; изучают всю предшествующую деловую переписку с партнером; согласовывают с партнером возможные пути решения претензий и разногла­сий; изучают состояние фирм, которые будут участвовать в переговорах, анализируют и рассчитывают мировые цены или утверждают базы договорных цен; подготавливают программу пребывания представителей фирмы в стране экспортера с посещением заводов-производителей товара и проведением культурных мероприятий.

Перед сложными переговорами проводятся конъюнктурные совещания. на которых предварительно согласовываются: уровень цен (с отделом конъюнктуры и цен); выбор валют, видов платежей, условий кредитов и взаимных расчетов (с валютно-финансовым отделом); правовые вопросы защиты интересов (с юридическим отделом), а также вопросы, касающиеся бухгалтерии и отдела транспорта.

Наиболее кропотливым следует считать способ заключения контракта купли-продажи путем подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точ­ки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе со­гласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволит добиться максимально возможного экономического результата.

Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.

Весьма желательно иметь информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противополож­ной стороне стола; знать особенности их характера, личные на­клонности, хобби.

До ведения переговоров необходимо подготовить узловые вопросы и наметить того, кто и в какое время их задаст.

Следующим важным ходом будет продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмыслить варианты ответов на них.

Все документы, справки, материалы должны быть систематизированы и разложены по определенной системе для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под рукой. Переговоры по назначению бывают двух видов:

направленные на выяснение, уточнение общих условий воз­можной сделки;

предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

И в том и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах. Весьма важно– правильно назначить секретаря; им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист.

К общим правилам международных встреч относятся следующие:

нельзя опаздывать на переговоры. Тем более, что они могут быть перенесены или вообще не состояться;

вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;

в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов с ответом спешить ни в коем случае нельзя;

мысли излагать надо кратко, четко;

весьма желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно. Иногда можно и не показывать вида, что язык известен;

в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю, так как именно на него возложена полная ответственность за результаты работы.

Наряду с общими правилами имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров: необходимо отделять людей от проблем, поэтому надо направить усилия на опровержение доводов, а не контрагента; всегда на общую панораму переговоров посмотреть глазами партнера, тогда взаимопонимание легче достигнуть; быть коммуникабельным, уметь убеждать логикой, расчетами, фактами; уметь контролировать эмоции – свои и контрагента, что позволит вовремя избежать накала страстей.

Вполне возможен и нужен учет национальных особенностей контрагентов.

Большое внимание в западных странах уделяется поведе­нию в обществе, манерам, этикету.

В настоящее время нормы поведения народов Европы весь­ма сильно сблизились, чему в немалой степени способствуют туризм, частые деловые поездки, спортивные мероприятия, фестивали и т. д. Поэтому общеевропейский кодекс хорошего тона в принципе мало отличается от американского или русского кодексов хорошего тона. И все же в деле общения с иностранцами у представителей нашей страны опыта, конечно, ма­ловато. Что больше всего может удивить, озадачить или даже огорчить иностранцев в процессе общения с нашими работниками?

Неестественность поведения – излишняя скованность или вольность, ненужное подражание другим нравам.

Нетерпимость к обычаям, религиозным чувствам других народов.

Стремление без особой на то необходимости вступать в политические дискуссии, критикуя при этом в резкой форме свою страну, страну пребывания или другие страны.

В рабочее время не принято носить слишком светлые кос­тюмы, яркие или, наоборот, темные сорочки; заношенный, не глаженный костюм, несвежие сорочки, галстук в пятнах; ордена и медали.

Во время коммерческих переговоров или различного рода встреч не рекомендуется курить, снимать пиджак, не спросив разрешения присутствующих женщин.

На приеме или обеде алкогольные напитки следует потреблять весьма осторожно, сдержанно, не заставляя соседей пить.

При проведении переговоров при продаже и закупке товаров у иностранных контрагентов следует использовать разные тактические приемы.

При заключении экспортных договоров можно использовать метод согласия, при котором надо так воздействовать на контрагента, чтобы его некоторые соглашения по пунктам или по вопросам перерастали в согласие по контракту. Можно использовать альтернативный подход: I, II варианты возможны для рассмотрения, а III вариант– не предлагать. Используется и метод принятия предложений покупателя: необходимо дать согласие по ряду пунктов, а это в свою очередь с морально-психологической точки зрения как бы обязывает и его подписать контракт.

При заключении договоров по импорту желательно у контр­агента создать ощущение конкуренции, наличия нескольких поставщиков. Иногда имеет смысл оперировать большими количественными показателями, что вызывает интерес поставщи­ка и может подтолкнуть его к уменьшению цены. При закупке товаров желательно часть суммы оплатить наличными, так как если вся сумма в кредит, это очень дорого, учитывая, что требуется при этом оплата процентов за кредит.

К общим рекомендациям при закупке и продаже товаров следует отнести идею о пропускании трудно разрешаемых или не разрешаемых вопросов, а к ним можно вернуться уже после рассмотрения других вопросов, учитывая, что если наша страна уступила половину проблемных вопросов, то и контрагент, как правило, поступит также.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

Подписание и исполнение контрактов

Внешнеторговый договор (контракт) купли-продажи - это двустороннее или многостороннее соглашение российских предпринимателей с иностранными фирмами или гражданами по поводу обмена товаров.

Внешнеторговый контракт заключается в письменном форме, в виде подписанных сторонами единых документов. Лица, фирмы и организации от имени которых заключается контракт являются контрагентами. Они несут материальную ответственность за выполнение обязательств по заключенным договорам.

Внешнеторговый контракт имеет следующие признаки:

одним из контрагентов сделки является юридическое или физическое лицо иностранного государства;

при исполнении договора товар, как правило, пересекает территорию одного или нескольких иностранных государств.

Заключение внешнеторгового контракта представляет собой систему действий (сторон) партнеров в ходе согласования условий контракта. Начальным этапом разработки внешнеторгового контракта является согласование базисных условий.

Базисные условия поставки определяют:

кто и за чей счет обеспечивает транспортировку товаров;

обязанности продавцов в части упаковки и маркировки товаров;

обязанности сторон по страхованию и оформлению коммерческой документации;

где и когда переходит с продавцов на покупателя право собственности на товар, а также риски повреждения и утраты товара.

Практика международных торговых отношений выявила наиболее часто встречающиеся условия обмена товарами, такие условия называются базисными условиями контракта.

Международная торговая палата опубликовала свод международных правил толкования наиболее часто встречающихся во внешней торговле условий и терминов в сборнике, который получил название ИНКОТЕРМС (International Commercial Terms). Главная цель ИНКОТЕРМС - четкое определение условий контракта в отношении обязательств и прав продавцов и покупателей. В последней редакции ИНКОТЕРМС – 2000 все термины распределены на четыре группы.

Первая группа (E) - состоит из одного термина, описывающего ситуацию, когда продавец передает товары покупателю непосредственно в своих помещениях - (отправка груза EXW).

Вторая группа (F) - включает условия, в которых продавец обязуется предоставить товар в распоряжение перевозчика (основной вид перевозки продавцом не оплачивается FAS, FCA, FOB).

Третья группа (С) - определяет случаи, когда продавец обязуется заключить договор перевозки, однако без принятия на себя риска случайной гибели или повреждения товара (основной вид перевозки продавцом оплачивается CFR, CIF, CPT, CIP).

Четвертая группа (D) - объединяет термины, определяющие условия следования груза вплоть до его поставки в страну назначения. В этом случае продавец несет все расходы и принимает на себя все риски до момента доставки груза в страну назначения (прибытие груза DAF, DES, DEQ, DDU,DDP).

Внешнеторговые контракты обычно содержат несколько разделов, расположенных в логической последовательности.

Контракт №

Дата Место подписания

Определение сторон

Предмет контракта

Цена и общая сумма контракта

Сроки поставки товара

Условия платежей

Упаковка и маркировка груза

Гарантии продавца

Штрафные санкции и возмещение убытков

Страхование

Обстоятельства непреодолимой силы

Арбитраж

Окончательный вариант контракта является результатом совместных усилий контрагентов, но непосредственно печатание текста обычно выполняет принимающая сторона.

Наиболее выгодной позицией обладает сторона, готовившая проект контракта для обсуждения, так как текст условий сформулирован в наиболее удобной для них редакции. Внесение изменений требует определенных усилий от второй стороны в связи с необходимостью быстрой и доказательной аргументации своих контрпредложений.

Принимающая сторона имеет также преимущества при уточ­нении различных новых предложений, выдвигаемых контрагентом, силами своих специалистов, находящихся под рукой руководителя переговоров. Имеется возможность весьма оперативно обсудить ряд новых идей и первоначальные замыслы непосредственно с их разработчиками.

Значительно сложнее складывается ситуация для приехавшей стороны. При необходимости отступления от согласован­ного проекта контракта очень важно, чтобы на завершающей стадии переговоров присутствовал либо глава фирмы, либо менеджер, обладающий достаточными полномочиями для внесения коррективов.

Подписание контракта осуществляется участниками пере­говоров, имеющих соответствующие права подписи коммерческих документов по должности или по доверенности. Каждая сторона обычно подписывает по одному оригиналу контракта. И, кроме того, принимающая сторона обеспечивает всех необходимым числом копий, которые могут быть нужны для организации исполнения контракта различными отделами. Ори­гинал контракта обязательно учитывается в плановом, валютно-финансовом отделах, в бухгалтерии и сдается на хранение.

Исполнение контрактов обязательно планируется. Для исполнения сложных контрактов разрабатываются целевые планы мероприятий. Планирование исполнения выполняется на основе взаимной увязки этапов взаимоотношений различных предприятий, фирм со сроками выполнения заданий перед контрагентом.

В экспортном контракте непременно указывается только один срок его выполнения, а в плане исполнения экспортного контракта может быть предусмотрено большое число промежуточных этапов. В планах по выполнению импортного контракта указываются сроки перевода аванса иностранному партнеру, сроки получения различного рода документации, подачи заявок и согласованных документов и т. д.

В целом же конкретизация планирования исполнения контрактов зависит от условий контрактов, от их вида, от особенностей организации внешнеторговой работы в предприятии, фирме. В настоящее время планирование и контроль исполнения осуществляются с помощью ЭВМ, что повышает оперативность и четкость управления внешнеэкономической деятельностью.

Государство контролирует оформление и исполнение международных контрактов. Основными мерами государственного регулирования ВЭД являются таможенное, валютное и нетарифное регулирование. Указанные меры направлены на защиту национальных интересов и безопасности страны.