Изменение элементов в поле подстановок

Поле подстановок представляет собой список данных, в котором пользователи могут выбирать один или несколько элементов. Можно создавать два типа списков подстановок.

· Списки значений содержат постоянный набор значений, которые вводятся вручную. Эти значения хранятся в свойстве Источник строк (Row Source) поля подстановок.

· Списки подстановок используют запрос для извлечения значений из другой таблицы. Свойство Источник строк (Row Source) такого поля вместо постоянного списка значений содержит запрос.

По умолчанию данные подстановки отображаются в поле со списком, хотя для этого можно выбрать элемент управления «Список». Поле со списком открывается для отображения списка и закрывается после того, как сделан выбор. Список, напротив, остается открытым все время.

В более ранних версиях Access, когда требовалось изменить элементы поля подстановок, нужно было найти таблицу, содержащую это поле. Если в поле использовался список значений, нужно было изменять элементы в свойстве Источник строк (Row Source) этого поля. Если использовался запрос, нужно было найти таблицу, на которую ссылался запрос, и изменять данные непосредственно в этой исходной таблице. В Office Access 2007 можно использовать команду Изменить элементы списка или редактировать данные непосредственно в свойстве Источник строк (Row Source) или в исходной таблице. Ниже приведены указания по изменению элементов непосредственно в свойстве Источник строк (Row Source) или в исходной таблице. Эта процедура состоит из следующих основных этапов.

· Определите поле подстановок. Этот этап выполняется немного по-разному для формы и для таблицы.

· Определите тип поля подстановок — либо это список значений, либо список подстановок. Если используется список подстановок, нужно определить исходную таблицу, из которой извлекаются данные поля подстановок.

· Измените элементы в списке значений.

-или-

Откройте исходную таблицу для списка подстановок и измените данные в этой таблице.

Поле подстановок в форме

1. В области переходов щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор.

-или-

Если форма уже открыта, можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку формы и выбрать в контекстном меню пункт Конструктор.

–или–

На вкладке Начальная страница в группе Вид щелкните кнопку Вид для переключения между доступными представлениями. Или можно щелкнуть стрелку под полем Вид, а затем выбрать в меню одно из доступных представлений..

2. Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления типа «Список» или «Поле со списком» и выберите команду Свойства.

3. Перейдите в окне свойств на вкладку Все и найдите свойства Тип источника строк (Row Source Type) и Источник строк (Row Source). Свойству Тип источника строк (Row Source Type) должно быть присвоено значение Список значений или Таблица/Запрос, а свойство Источник строк (Row Source) должно содержать либо список элементов, разделенных точкой с запятой, либо запрос. Для удобства чтения списка элементов или запроса окно свойств можно увеличить.

Обычно в списках значений используется следующий основной синтаксис: " элемент ";" элемент ";" элемент "

В этом случае список представляет собой набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точками с запятой.

В запросах на выборку используется следующий основной синтаксис: SELECT [ имя_таблицы_или_запроса ].[ имя_поля ] FROM [ имя_таблицы_или_запроса ].

В этом случае запрос состоит из двух предложений (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле из этой таблицы или запроса. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Следует помнить важное правило: предложения SELECT могут не содержать имя таблицы или запроса, хотя они всегда содержат имя по крайней мере одного поля. Однако любое предложение FROM должно ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом, прочитав предложение FROM, всегда можно найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановок.

4. Выполните одно из следующих действий.

· Если используется список значений, измените элементы списка. Каждый элемент должен быть заключен в двойные кавычки и отделен точкой с запятой.

· Если запрос в списке подстановок ссылается на другой запрос, в области переходов откройте в режиме конструктора этот второй запрос (щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите команду Конструктор). Запомните имя таблицы, отображаемое в верхней части конструктора запросов, и перейдите к следующему шагу.

-или-

Если запрос в поле подстановок ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к следующему шагу.

5. Дважды щелкните эту таблицу в области переходов, чтобы открыть ее в режиме таблицы, и измените элементы списка.

Поле подстановок в таблице

1. В области переходов щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

2. В верхней части сетки конструктора в столбце Тип данных щелкните любое поле с типом данных «Текстовый», «Числовой» или «Логический» (или иным образом переместите фокус на это поле).

3. В нижней части сетки конструктора таблицы откройте вкладку Подстановка и просмотрите свойства Тип источника строк (Row Source Type) и Источник строк (Row Source).

Свойство Тип источника строк (Row Source Type) должно иметь значение Список значений или Таблица/Запрос. Свойство Источник строк (Row Source) должно содержать либо список значений, либо запрос.

В списках значений используется следующий основной синтаксис: " элемент ";" элемент ";" элемент "

В этом случае список представляет собой набор элементов, заключенных в двойные кавычки и разделенных точками с запятой.

Обычно в запросах на выборку используется следующий основной синтаксис: SELECT [ имя_таблицы_или_запроса ].[ имя_поля ] FROM [ имя_таблицы_или_запроса ].

В этом случае запрос состоит из двух предложений (SELECT и FROM). Первое предложение ссылается на таблицу или запрос и поле из этой таблицы или запроса. Второе предложение ссылается только на таблицу или запрос. Следует помнить важное правило: предложения SELECT могут не содержать имя таблицы или запроса, хотя они всегда содержат имя по крайней мере одного поля. Однако любое предложение FROM должно ссылаться на таблицу или запрос. Таким образом, прочитав предложение FROM, всегда можно найти исходную таблицу или исходный запрос для поля подстановок.

4. Выполните одно из следующих действий.

· Если используется список значений, измените элементы списка. Каждый элемент должен быть заключен в двойные кавычки и отделен точкой с запятой.

· Если запрос в поле подстановок ссылается на другой запрос, в области переходов откройте в режиме конструктора этот второй запрос (щелкните правой кнопкой мыши запрос и выберите команду Конструктор). Запомните имя таблицы, отображаемое в верхней части конструктора запросов, и перейдите к следующему шагу.

-or-

Если запрос в поле подстановок ссылается на таблицу, запомните ее имя и перейдите к следующему шагу.

5. Дважды щелкните эту таблицу в области переходов, чтобы открыть ее в режиме таблицы, и измените элементы списка.