Документооборот и требования, предъявляемые к документам

Для обеспечения своевременного и качественного учета не­обходимо организовать такую систему составления и обработ­ки документов, которая бы обеспечивала ускорение документо­оборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обра­ботки с момента составления или поступления от других пред­приятий и организаций до передачи на хранение в архив после за­писей в учетные регистры.

Рис. 1. Основные этапы создания системы управления документооборотом на предприятии.

Правильная организация документооборота требует состав­ления плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалте­рию, обработку, использование для записей в учетные регист­ры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверж­дается руководителем. Требования главного бухгалтера отно­сительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. От качества, составления и оформле­ния документов в значительной мере зависит полнота и досто­верность показателей учета и отчетности. Поэтому к. докумен­там предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.

Рис. 2. Стадии прохождения документа при документообороте

Правильно оформленный документ должен содержать пока­затели необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами

Рис. 3. Порядок принятия первичных документов

Обязательными реквизитами каждого документа являются:

ü название предприятия, от имени которого составлен документ;

ü название документа, его номер, код формы, дата составления документа;

ü содержание хозяйственной операции и ее измерите­ли, подписи должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления.

Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.

Термин "реквизит" - от латинского "необходимое".