Организация документооборота. Прием и обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих документов

Организация документооборота

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ТЕМА 5

Литература

1. Gronroos, C., “A Service Quality Model and its Marketing Implications”, European Journal of Marketing, Vol. 18, No 4, 1984.

2. Gronroos, C., Service Management and Marketing: A Customer Relationship Management Approach, 2nd Edition. John Wiley & Sons, 2000.

3. Gronroos, C., Strategic Management and Marketing in the Service Sector, Helsingfors Swedish School of Economics and Business Administration, 1982.

4. Parasuraman, A., Zeuthaml, V.A., Berry, L. L., «A Conceptual Model of Service Quality and its Implications for Future Research», Journal of Marketing, Vol. 49, Fall 1985.

5. Parasuraman A., Zeithaml, V.A., Berry, L. L., ”SERVQUAL: a Multiple-Item Scale for Measuring Consumer Perceptions of Service Quality”, Journal of Retailing, Spring 1988.

3. Передача документов и работа исполнителей с документами

4. Отправка исходящих документов

5. Регистрация документов

6. Контроль исполнения документа

7. Номенклатура дел

8. Формирование дел

9. Экспертиза ценности документов

10. Передача дел на архивное хранение

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации.

Документооборот делится на несколько частей – потоков:

Различают документопоток:

- Входящий (указы, законы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);

- Исходящий (ответы на письма, договоры, отчеты и т.д., распорядительные документы нижестоящим подведомственным организациям);

- Внутренний (распорядительные документы, используемые внутри аппарата управления – приказы, указания, распоряжения, решения).

Движение входящих документов:

1 Первичная обработка

2 Предварительное рассмотрение

3 Регистрация

4 Рассмотрение руководством

5 Передача на исполнение

6 Контроль за исполнением

7 Списание исполненного документа в дело.

Движение исходящих документов:

1 Подготовка проекта текста

2 Согласование с заинтересованными должностными лицами

3 Доработка текста документа по замечаниям должностных лиц, с которыми согласуется документ

4 Распечатка окончательного варианта

5 Подписание документа руководителем.

6 Регистрация

7 Отправка адресату.

Движение внутренних документов

1 Создание документа

2 Регистрация

3Создают копий документа в нужном количестве

4 Документ заверяется и передается на исполнение, оригинал подшивается в дело.

5 Документы передаются исполнителям под расписку.

Подсчет объема документооборота производится по регистрационным формам в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы и т.д.). Объем документооборота выражается дробью в числителе – количество подлинников, в знаменателе – количество копий. Служба делопроизводства ежегодно (ежеквартально) составляет справки об объеме документооборота.

Справка Об объеме документооборота За сентябрь 20003 г.

Документы	Количество документов	Всего
Подлинники	Копии
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
ИТОГО