Основные понятия документооборота

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот — один из основных видов информационного взаимодействия. Действующим агентом здесь является собственно документ как совокупность сведений, а феноменом информационного взаимодействия выступает осведомление как процесс, реализуемый в системах различных типов. Исходя из природы объектов, участвующих в информационном взаимодействии, различаются три типа систем — искусственные (технические), смешанные и естественные (живые).Выделяя из всех возможных видов информационного взаимодействия в системах перечисленных типов конкретное взаимодействие — документооборот, можно зафиксировать природу участников (объектов)данного взаимодействия.

Наиболее известным является документооборот в естественных системах — в качестве такового можно рассматривать документооборот в любых уровнях социальных сообществ. На предприятиях, корпорациях, в государствах и др. документооборот осуществляется в качестве процесса осведомления участников информационного взаимодействия. Для естественных систем таковыми являются люди. При этом можно выделить условия успешного информационного взаимодействия – нужно не только передать сообщение, но и необходимо обеспечить условия, при которых адресат сумеет адекватно воспринять его. Достигается это наличием доступной участникам согласованной априорной информации, достаточной для выделения полученного сообщения из множества сигналов и его усвоения — принцип тезауруса. Техническими средствами, участвующими в документообороте такого типа, можно пренебречь: авторучка, пишущая машинка, лазерный принтер являются лишь пассивными средствами изготовления документа. Правила изготовления исполняются людьми, документооборот в естественных системах осуществляется по схеме «человек – человек», или, как мы будем говорить далее, «Субъект – Субъект (С – С)». Другая ситуация в искусственных (технических) системах: от простейших регуляторов до глобальных компьютерных сетей. Прежде всего, здесь стоит остановиться на известных видах информационного взаимодействия в целом. На сигнальном уровне информационное взаимодействие описывается энтропийным подходом, налингвистическом — алгоритмическим и алгебраическим(комбинаторным) подходами. Нельзя не отметить и подход при описании ситуаций «управляющий объект – управляемый объект», который требует рассмотрения соответствующих целей управления. Важнейшим моментом последнего является то, что энергетические характеристики полученного приемником сигнала играют второстепенную роль. Гораздо более существенной характеристикой является форма сигнала, отражающая его информационное содержание. Изменение формы сигнала меняет информационное содержание, и цель информационного взаимодействия может быть не достигнута. В связи с этим можно утверждать, что важнейшим условием успешного информационного взаимодействия в технических системах является условие сохранения формы сигнала. Для цифровых систем форма сигнала отражается последовательностью бит – нулей и единиц в принятой системе кодирования. Следовательно, задача сохранения формы сигнала в цифровой среде эквивалентна (с точностью до системы кодирования) задаче сохранения порядка. Таким образом, при документообороте в технических системах и источником, и приемником являются технические(аппаратные и программные) средства, а агентом взаимодействия —электронный документ (ЭлД), характеризуемый формой и порядком информационных элементов. Будем далее говорить, что документооборот в технических системах осуществляется по схеме «техническое средство – техническое средство», или «Объект – Объект (О – О)».Наиболее актуальным в настоящее время является изучение информационного взаимодействия (и документооборота как одной из его форм) в системах смешанного типа. Сюда относятся информационные взаимодействия типа «живой организм – искусственный орган», «человек – машина», «живой исследователь – неживой объект исследования» и др. Именно такие системы получают сегодня наиболее широкое распространение. В системах данного класса появляются еще два типа взаимодействия, а именно: «Субъект – Объект (С – О)» и «Объект –Субъект (О – С)». Эти типы взаимодействия представляют собой в определенном смысле «интерфейсы» между аналоговым миром людей и цифровым«миром» технических систем, обеспечивая «вход» человека в техническую систему и «выход» из нее. Хорошим примером такой системы является банковская система выдачи наличных денег по пластиковой карте –субъект инициирует процесс выработки в технической системе потока электронных документов, позволяющих установить его права на получение денег (взаимодействие «С – О»). Этот процесс осуществляется полностью без участия человека, в технической системе (взаимодействие«О – О). В случае положительного решения, вырабатываемого технической системой, банкомат (технический объект) выдает деньги человеку (взаимодействие «О – С»).При исследовании электронного документооборота помимо анализа традиционного взаимодействия «С – С» необходимо изучить взаимодействие «О – О», а затем расширить полученную схему интерфейсными блоками взаимодействия: «С – О» и «О – С». Анализ известных моделей защиты информации показал, что в подавляющем большинстве подходов рассматривается лишь «доступ13субъекта к объекту». Более того, в качестве аксиомы предлагается принять предположение о том, что «все вопросы безопасности в автоматизированной системе описываются доступами субъектов к объектам». Подчеркивается, что «нас не интересует, какую задачу решает система, мы лишь моделируем ее функционирование последовательностью доступов». При такой постановке полностью игнорируются состав и структура вычислительной системы, и даже различия собственно объектов защиты. Представляется, что различия между такими объектами защиты, как компьютер, операционная система, информационная технология, сеть передачи данных, объекты файловой системы, электронные документы, — достаточно значимы для того, чтобы их учитывать.