Оперативне управління підприємством вимагає достовірної інформації про наявність господарських засобів, їх склад і розміщення, про джерела їх формування і цільове призначення. Таку інформацію, узагальнену і згруповану певним чином можна отримати за допомогою бухгалтерського балансу. Баланс (французькою balance) перекладається, як терези (ваги). У загальноекономічному розумінні баланс - це система взаємопов'язаних показників, що характеризують наявність матеріальних, трудових, фінансових і інших ресурсів та їх використання. Виходячі з цього, поняття бухгалтерського "Балансу" можна трактувати по-різному:
1. Бухгалтерський баланс - це система показників, які характеризують будь-яке явище шляхом зіставлення або протиставлення окремих його сторін. Баланс означає рівновагу, відповідність між вартістю господарських засобів і джерел їх утворення.
2. Бухгалтерський баланс - це форма фінансової звітності, у якій в грошовому виразі на певну дату (дата балансу) відображається наявність господарських засобів підприємства за їх складом і використанням, джерелами утворення засобів і їх призначенням.
3. Бухгалтерський баланс -звіт про фінансовий стан підприємства, який відображає на певну дату його активи, зобов'язання і власний капітал.
4. Бухгалтерський баланс - це двобічна таблиця, у лівій частині якої на звітну дату відображаються засоби підприємства та права на їх отримання (дебіторська заборгованість), у правій - джерела їх утворення.
Згідно Закону 996 баланс складається станом на останній день звітного періоду, яким є календарний рік (крім того є проміжна звітність: квартал, півріччя, 9 місяців). Отже, бухгалтерський баланс складається станом на 31 березня, 30 червня, 30 вересня, 31 грудня. В основу його складання покладене рівняння балансу, яке можна представити формулою:
Актив = Пасив;
або Актив = Власний капітал + Зобов'язання.
Активи - це ресурси підприємства, які належать підприємству. Вони можуть мати фізичну субстанцію, тобто їх можна торкнутись (автомобіль, стіл, цемент) і можуть її не мати, тобто можуть бути нематеріального характеру (борги підприємству, права власності, спеціалізовані комп'ютерні програми). У Балансі вони відображаються лише за їх відповідності двом умовам одночасно:
а) від цих активів очікується отримання у майбутньому вигід, пов'язаних з їх використанням;
б) оцінка (вартість) цих активів може бути достовірно визначена.
Власний капітал - частина в активах підприємства, що залишається після вирахування його зобов'язань. Відображається у балансі одночасно із відображенням активів або зобов'язаннями, які призводять до його змін.
Зобов'язання - борги або інші зобов'язання підприємства, які виникли внаслідок минулих подій, зокрема придбання товару в кредит, одержання кредитів банку, нарахування заробітної плати працівникам тощо. Відображаються у балансі в разі, якщо:
а) їх оцінка може бути достовірно визначена;
б) є ймовірність зменшення економічних вигід у майбутньому внаслідок їх погашення.
Вид балансу залежить від мети його складання:
1. Інвентарний (на підставі даних інвентаризації).
2. Вступний (на початок діяльності підприємства).
3. Операційний (протягом календарного року).
4. Річний (на початок і кінець року).
5. Ліквідаційний (на момент ліквідації підприємства).
6. Сальдовий (містить лише залишки рахунків бухгалтерського обліку на певну дату).
7. Оборотний баланс (крім залишків включає і обороти за активами і пасивами).
8. Шаховий баланс (побудований у формі шахової дошки. В ньому є залишки на початок і кінець звітного періоду і обороти в розрізі кореспондуючих рахунків).
9. Баланс "брутто" і "нетто". Брутто-баланс - це баланс, у якому показані залишки по всіх рахунках бухгалтерського обліку. Нетто-баланс-баланс, у якому відображена дійсна (справедлива) вартість активів підприємства.
Показники балансу на початок і на кінець звітного періоду відображають зміни у складі необоротних і оборотних активів, капіталу і зобов'язань, фінансовий стан підприємства. На їх підставі здійснюється аналіз діяльності, визначається інвестиційна привабливість, складаються стратегічні плани, здійснюється контроль грошових потоків тощо.