Тема 5. Первинне спостереження. Інвентаризація і документація

Зміст теми:

1. Бухгалтерські документи, їх класифікація.

2. Організація документообігу.

3. Роль інвентаризації в б/о.

4. Види інвентаризації.

5. Методика проведення інвентаризації на підприємстві.

1. Бухгалтерські документи, їх класифікація.

Всі об'єкти мають бути зафіксовані, тобто має бути свідчення про їх наявність та рух. Таким свідчен­ня виступає документ — це письмове свідоцтво, що фіксує та підтверджує здійснення господарських операцій, включаючи розпоря­дження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Документація являє собою спосіб суціль­ного і безперервного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (господарських засобів, джерел утворення господарських засобів та господарських процесів) шляхом використання бухгалтерських до­кументів.

Як би не змінювалися носії облікової інформації, сам доку­мент, як свідчення факту здійснення господарської операції, зали­шається незмінним. Виходячи із цього, можна ствердити, що зали­шається і документація як елемент методу бухгалтерського обліку.

До первинних документів відносять:

- Прибутковий та видатковий касові ордери;

- Рахунок - фактура;

- Товарно-транспортна накладна;

- довіреність на отримання матеріально – товарних цінностей

- вексель;

- платіжне доручення;

- чек з чекової грошової книжки.

Первинний документ – це письмова фіксація достовірності виконання господарських операцій складений в момент її здійснення, який має обов’язкові реквізити встановлені нормативними актами, що надають їм юридичної сили, підписаний особою, якій дали дозвіл на їх виконання.

Первинні документи складаються на бланках типової форми, затверджених державно – статистичними органами.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці пра­цівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю фор­мою і змістом бухгалтерські документи.

Бухгалтерські документи класифіку­ються за наступними ознаками:

· за призначенням (розпорядчі, виконавчі, комбіновані),

· за характером задокументованих операцій (грошові, матеріальні, розрахункові);

· за порядком складання (первинні, зведені);

· за кількістю охоплених операцій ( разові, накопичувальні );

· за місцем складання ( внутрішні, зовнішні );

· за способом складання і опрацювання ( вручну, за допомогою ЕОМ ).

2. Організація документообігу.

Всі документи з моменту їх створення до передачі в архів проходять певний шлях.

Процес від складання бухгалтерського документа або отри­мання документа від іншого підприємства, до його здачі в архів на­зивається документооборотом або документообігом.

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах;

2)передача оформлених документів для перевірки і опрацю­вання до бухгалтерії підприємства;

3) рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів;

4) рух документів від місця обробки до місця зберігання — архіву.

Ефективність прийнятих управлінських рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності (швид­кості) організованого документообороту. Для отримання вчасної і якісної інформації необхідно організувати таку систему збору і об­робки документів, яка б забезпечувала прискорення документообо­роту.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання пер­винних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік докумен­тообороту.

Графік документообороту на підприємстві, забезпечують оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів вико­нання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю ви­дається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, оформлення яких відноситься до функціональних обов'язків вико­навця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Виходячи із вказаного, зазначимо, що відсутність належного рядку при складанні і опрацюванні документів є головною причиною невчасного подання фінансової звітності, а як наслідок, і у відставанні при прийнятті необхідних управлінських рішень, здійсненні повноцінного контролю і аудиту.

3.Роль інвентаризації в бухгалтерськиго обліку.

З метою забезпечення достовірності б/о і фінансової звітності на підприємстві проводиться інвентаризація майна та фінансових зобов’язань.

Під інвентаризацією розуміють перевірку та оцінку фактичної наявності об’єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації з подальшим порівнянням отриманих даних з облікових показників.

Інвентаризація забезпечує дотримання до балансу звітності як правдивості та реальності.

В системі елементів б/о інвентаризація як елемент має повну самостійність та незалежності. В практичній діяльності інвентаризація впливає на всі елементи системи методу б/о.

Інвентаризація оформлюється документально тому розглядається в обліку лише як процедура в результаті якої бухгалтер отримує документальне підтвердження про факти господарської діяльності. В обліковому інвентаризація передує балансу та звітності.

Під обліковим циклом розуміють, логічну послідовність застосування елементів методу б/о за допомогою якого наука про б/о досліджує свій предмет.

4.Види інвентаризації.

В залежності від повноти охоплення:

- Повна інвентаризація передбачає перевірку всіх засобів та джерел їх утворення на підприємстві.

- Ч асткова інвентаризації перевірці підлягає певна група засобів та джерел.

В залежності від характеру:

- Планова інвентаризація проводиться за планом і у строки, які затверджені заздалегідь.

- Поза­планова інвентаризація здійснюється раптово згідно розпоряджен­ня керівництва, за вимогою слідчих або контролюючих органів, при зміні матеріально-відповідальних осіб тощо.

За частотою проведення:

- Періодична інвентаризація проводиться за ініціативою власника, (можуть бути щомісячні, щоквартальні) і їх мета контроль за збереженням майна, виявити втрати, нестачі, можливих помилок та зловживань.

- Річні (разові) проводяться перескладання фінансової звітності.

За охопленням матеріально – відповідальних осіб:

- Індивідуальна інвентаризація – передбачає перевірку всіх без винятку цінностей що знаходяться в підзвіті певної особи або бригади

- Наскрізна (несуцільна) інвентаризація - охоплює перевірку лише деяких цінностей у певної матеріально відповідальної особи.

5.Методика проведення інвентаризації на підприємстві.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник. Термін інвентаризації також встановлює керівник.

Забороняється призначати головою інвентари­заційної комісії одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтерії.

Інвентаризаційна комісія проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних ціннос­тей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про ви­явлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядку­вання приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, по­кращення обліку та контролю за їх збереженням.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

-своєчасність і дотримання порядку проведення інвентари­зації відповідно до наказу керівника установи;

- повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, не­матеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в роз­рахунках;

- правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвента­ризації відповідно до встановленого порядку. Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи непра­вильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з ме­тою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підста­вою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі чле­нами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб

До початку інвентаризації в бухгалтерії необхідно закін­чити обробку всіх документів про надходження і видачу матеріаль­них цінностей, провести відповідні записи в регістрах аналітичного обліку і визначити залишки на день інвентаризації.

Типова форма «Інвентаризаційний опис товарно-матері­альних цінностей» складаються в двох примірниках. При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи, що склада­ються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими.

Виявлені недостачі чи лишки майна, позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти своє відображення у б/о.