Докладные записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий

изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. Приложение № 7)

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю учреждения (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию

Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности учреждения хранятся 5 лет.

ПИСЬМА

ПИСЬМО – обобщённое название различных по содержанию документов,

пересылаемых по почте, курьером и т.д.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения, письма-извещения, письма-ответы и т.д.

Для составления письма используется специальный бланк (см. Приложение№8)

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

2 «Дата», «номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом) «заголовок к тексту», изложенный одной фразой

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, ФИО, почтовый адрес получателя.

Если письмо направляется в дополнение посланного, то указывается номер ранее

посланного письма

10.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма обычно состоит из вводной и основной части.

В водной части письма указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

3 «В связи с аварией водопровода МУП «Водоканал» прекратил подачу холодной воды (телефонограмма от 11.05.2002) с 15.00.часов.»

Во второй части письма, формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.), например:

4 «Прошу разрешить приостановку работы детского сада до устранения аварии и восстановления водоснабжения».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять различные текст писем. (См. Приложение № 9)