Документы по личному составу

Трудовые правоотношения учреждения с работником регулируются Трудовым Кодексом РФ. На основании статей Кодекса в учреждении должен быть установлен единый порядок оформления приёма, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:

1 Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

2 Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе работника);

3 Трудовые книжки;

4 Личные карточки формы Т-2;

5 Личные дела;

6 Лицевые счета по заработной плате.

12.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Схему документов при приеме, увольнении, переводе см Приложение № 13

Прием на работу:

1 Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работника с учреждением, является трудовой договор.

2 После подписания договора издается приказ о приёме работника. На основании приказа оформляется личная карточка Т – 2, заводится личное дело. Вносится запись в трудовую книжку

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию. Где присваивают табельный номер и открывают лицевой счёт по зарплате.

Увольнение:

1 Заявление пишется за две недели до предполагаемого увольнения

2 Издаётся приказ по личному составу об увольнении

3 В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке Т -2

4 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

При переводе:

1 Издаётся приказ по личному составу о переводе на другую должность

2 На основании приказа делается запись в трудовой с указанием новой должности и в личной карточке.

3 Копии приказа направляются в личное дело и бухгалтерию.

1.4.1. ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются учреждение и работник (см Приложение № 14)

В соответствии со статьёй 67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

1 Место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес)

2 Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник.

3 Дату начала работы и ее окончания, если заканчивается срочный договор

4 Оплату труда

5 Обязанности учреждения по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок, совмещение профессий; повышение квалификации; дополнительные отпуска и т.д.

Договорная форма найма, учреждения и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

13.

1 На постоянных работников;

2 На временных;

3 Работающих на основном месте работы;

4 Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией ил должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утверждённую руководством учреждения.

Содержание трудового договора определяется на основании ст. 57 ТК.РФ.

Согласно ст. 58 ТК РФ трудовой договор может заключаться на неопределённый срок, на определённый, но не более 5 лет, на время выполнения определённой работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по соглашению сторон следующие условия:

1 Основания увольнения работника;

2 Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством

3 Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев предусмотренных ТК РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписываются обеими сторонами, заверяются печатью. Один экземпляр хранится в учреждении, другой у работника.

Трудовой договор включается в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые договоры хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).