Кадровый учет

С целью систематизации информации по кадровому учету на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету.

1. Журнал учета работников.

2. Журнал учета трудовых договоров.

3. Журнал учета приказов.

С целью упрощения процедуры оформления кандидата на работу в организации обычно разрабатывается перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу.

ТК РФ установлен исчерпывающий перечень документов, предъявляемых при заключении договора:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

После того, как будет заключен трудовой договор, необходимо издать Приказ о приеме работника на работу. Его форма и рекомендации по заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" - форма N Т-1. Если в один день на работу принимается сразу несколько претендентов, то возможно использование унифицированной формы N Т-1а.

На основании оформленных ранее документов и документов, представленных работником, должна быть заполнена Личная карточка работника - форма N Т-2.

Личная карточка заполняется сотрудником организации, ответственным за ведение кадрового учета: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником.

После заполнения личной карточки, как правило, формируется Личное дело работника.

После того, как оформлены документы, касающиеся непосредственно работника, приступают к ознакомлению работника с документами, действующими в организации. Прежде всего, работник должен быть ознакомлен под роспись с Должностной инструкцией.

Должностная инструкция представляет собой документ, содержащий полный перечень всех обязанностей, прав работника, занимающего определенную должность, исчерпывающий перечень его должностных обязанностей, совокупность знаний, умений и профессионального опыта, которыми должен обладать работник, замещающий указанную должность, иные требования, предъявляемые к работнику указанной должности.