Передача кадровой документации

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны. Прием-передача кадровых документов состоит из нескольких этапов: создание комиссии; проверка состава, содержания, оформления документов; составление акта о приеме-передаче дел (Приложение Г).

Создаем комиссию.

Прежде всего, приказом руководителя организации утверждаем состав комиссии по проведению процедуры и обозначаем цель ее создания проведение приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля компании. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Проверяем документы

Далее составляем список имеющихся документов. Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами.

Обязательные документы кадровой службы:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189, 190 ТК РФ) хранить год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня).

2. Положение о защите персональных данных работников (Ст. 86 ТК РФ) срок хранения не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня).

3. Положение об оплате труда (Ст. 135 ТК РФ) срок хранения не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня).

4. Трудовой договор (Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ) хранить 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня).

5. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, увольнении) (Ст. 68, 62 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 75 лет ЭПК (ст. 6б Перечня); о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет.

6. Штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить постоянно (ст. 32 Перечня).

7. График отпусков (Ст. 123 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 1 год (ст. 356 Перечня).

8. Личная карточка работника (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня).

9. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Ст. 91, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1) хранить 1 год (ст. 281 Перечня).

10. Трудовая книжка (Ст. 65, 66 ТК РФ; постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»; постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек») хранить до увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня).

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 /п. 5 ст. 9/) хранить 50 лет (ст. 358е Перечня).

12. Журнал учета мероприятий по контролю (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)») хранить 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня).

13. Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске (ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ) хранить 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня).

Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов. Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров именно нашей организации, проводим их сверку. Выявляем, какие из обязательных документов у нас есть, а каких нет. Теперь мы имеем четкое представление о том, какие бумаги у нас в полном порядке, какие нужно доработать, а какие оформить с нуля.

Труднее всего составить акт приема-передачи. Он отнимает массу времени, так как нужно учесть все. А без него нельзя обойтись!

Составляем акт

После сверки документов можно приступать к составлению акта о приеме-передаче кадровой документации. В тексте акта описываем проделанную работу и ее результаты. Акт должен содержать наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов. Его передают на утверждение руководителю организации.

Основные ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Практика проведения кадрового аудита показывает, что в кадровом делопроизводстве наиболее распространены следующие ошибки:

- отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени;

- нарушается порядок разработки, ввода в действие и применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу;

- содержание локальных нормативных актов нередко противоречит нормам трудового законодательства;

- от работников требуют предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, несмотря на прямой запрет таких действий (ч. З ст. 65 ТК РФ);

- содержание заключаемых с работниками трудовых договоров далеко не всегда отвечает требованиям ТК РФ;

- несвоевременно и безграмотно оформляются и ведутся такие важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные карточки;

- неправильно документируются трудовые отношения с отдельными категориями работников (например, с руководителями организаций, совместителями, иностранными работниками, пенсионерами и др.);

- неправильно документируются возникающие в трудовых отношениях ситуации в связи с непониманием, какими видами документов оформляются те или иные отношения между работодателем и работником;

- игнорируются унифицированные формы организационно- распорядительных документов и первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;

- кадровые документы неправильно оформляются и не приобретают юридической силы из-за непонимания юридического значения реквизитов документов и незнания порядка их оформления;

- резолюции, проставляемые руководителями организаций на заявлениях работников, противоречат законодательству о работе с обращениями граждан, а нередко и здравому смыслу;

- кадровые документы не всегда регистрируются или регистрируются задним числом и нередко теряются;

- документы прошлых лет хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.