Поощрение

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них: объявление благодарности;

выплата премии;

награждение ценным подарком;

награждение почетной грамотой;

представление к званию лучшего в профессии.

Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации могут быть предусмотрены и иные виды поощрений, например присвоение почетных званий («лучший бухгалтер», «лучший слесарь», «заслуженный работник организации») и др. Федеральными законами в отдельных отраслях экономики утверждены уставы и положения о дисциплине (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т.п.), которые также содержат положения о мерах поощрения (награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в книгу почета и др.). За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. Следует учитывать, что премии, включенные в систему оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе, поощрением не являются.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.) В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае, применяются два основных документа – представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого‑либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие‑либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, которые используют в пределах одной организации, обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако час­то их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй – излагается основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (приложение 1).

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. Например, последовательность может быть такой: служба кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме №Т-11 (о поощрении нескольких работников – в форме №Т-11а). Пример этого документа представлен в приложении 2. Содержательная часть включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Следует иметь в виду, что при подготовке проекта приказа о поощрении следует соблюдать общее требование по заполнению любых унифицированных форм первичных учетных документов, изложенное в Постановлении Госкомстата РФ от 24.03.1999 №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»: все включенные в них реквизиты должны быть заполнены, удаление отдельных реквизитов не допускается. Это касается, прежде всего, стоимости ценного подарка, которая должна быть указана цифрами и прописью.

Награждение ценным подарком – единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесо­образно – он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами №Т-11 и №Т-11а, утвержденными Госкомстатом РФ, не предусмотрена процедура визирования – они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, например, если порядок согласования приказов в конкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы №Т-2 (приложение 3).

Пунктом 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила), утв. Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225, установлено, что в трудовые книжки вносятся сведения:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий;

других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя не позднее недельного срока. При этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример такой записи приведен в приложении 4.

Количество экземпляров приказа зависит от принятого в организации порядка формирования дел, но как минимум их должно быть два. Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой счет работника соответствующих денежных средств. Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор, заключаемый при приеме на работу между работодателем и работником, подлежит обязательному включению условие о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Иными словами, в трудовом договоре должен быть обязательно указан адрес, по которому располагается рабочее место работника. И если мы говорим о работе в обособленном подразделении юридического лица, расположенном в другой местности, то этот адрес не будет совпадать с адресом головного офиса организации.

КОМАНДИРОВКА

Под рабочим понимается то место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ)

Итак, местом работы может быть как головной офис организации, так и филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности.

Например, головной офис организации расположен в Москве, а ее обособленные подразделения (филиалы) находятся в Санкт-Петербурге и Новосибирске. При приеме на работу в филиалы в трудовом договоре указывается место постоянной работы работника – соответственно Санкт-Петербург или Новосибирск.

Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поэтому для работников, принятых на работу в г. Новосибирске, поездка в Москву в головной офис организации или в другой филиал, находящийся в Санкт-Петербурге, будет являться служебной командировкой. Аналогично командировкой будет и поездка из Москвы в Санкт-Петербург или Новосибирск для работников, в чьих трудовых договорах в качестве места работы определен город Москва.

Как правило, необходимость командировки предварительно обосновывается в письменной форме, например в выписках из протоколов, специальных распоряжениях, в утвержденных календарных планах командировок и др. Так, из головного офиса организации в обособленное структурное подразделение может быть направлено распоряжение о необходимости направления работника обособленного подразделения в командировку в головной офис. Оформление каких-либо документов, обосновывающих необходимость командирования, не является обязательным, все зависит от установленного в организации порядка документооборота. Решение о вызове работника обособленного подразделения в головной офис может быть принято и без оформления письменных документов, например посредством телефонной или электронной связи.

Унифицированные формы

В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В связи с тем, что в настоящее время такие особенности Правительством РФ не определены, в вопросах направления работников в служебные командировки следует руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее – Инструкция), применяемой в части, не противоречащей ТК РФ. Ныне действующий порядок направления работников в командировки будет применяться при оформлении командировок в равной мере как в головной организации, так и в ее обособленных подразделениях.

Командировка должна быть документально оформлена.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление от 05.01.04 № 1).

Согласно Постановлению от 05.01.04 № 1 при направлении работника в командировку (в т. ч. в головную организацию, или филиал, или представительство) и при оформлении ее результатов должны использоваться следующие унифицированные формы:

Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

Т-10 «Командировочное удостоверение»;

Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории РФ.