Документирование предоставления отпуска

В отпуска сотрудники уходят круглый год. Поговорим о том, как документировать отпуска.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска

Документирование факта предоставления работникам предприятия отпусков производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В общем случае правом издания приказов о предоставлении отпусков обычно наделяется руководитель предприятия, а распоряжений о предоставлении отпусков - другие уполномоченные руководителем предприятия должностные лица (например, из числа заместителей руководителя, руководителей филиалов и др.).

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

В необходимых случаях в качестве основания для издания приказа (распоряжения) могут использоваться и иные документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

Уточним, что приказами (распоряжениями) документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер выплачиваемых при предоставлении отпуска денежных средств и т. п. - определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.

В общем случае основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска служат график отпусков и соответствующее заявление.

В соответствии с гл. 19 ТК РФ работникам предприятия, заключившим трудовые договоры, предоставляются следующие виды отпусков:

- ежегодные оплачиваемые отпуска - с сохранением места работы (должности) и среднего заработка за весь период отпуска - на общих основаниях (продолжительностью 28 календарных дней);

- ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска - работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, локальными актами предприятия или трудовыми договорами, заключенными с соответствующими работниками;

- отпуска без сохранения заработной платы - по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам на срок, определяемый по согласованию между работником и работодателем. При этом работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы следующим категориями работников (на основании поданных работниками письменных заявлений): участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году; родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы - до 14 календарных дней в году; работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году; работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней; в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными актами предприятия.

В соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника вносятся необходимые дополнения.

Документы, сопровождающие издание приказа (распоряжения)

о предоставлении отпуска

1. График отпусков.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия определяется в соответствии с графиком отпусков. Функциональное назначение графика отпусков заключается в установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии, а также в информировании должностных лиц и работников о планируемом времени предоставления последним ежегодных оплачиваемых отпусков.

Обычно проект графика отпусков составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, сотрудником отдела кадров, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия. Как правило, оформление проекта графика отпусков производится с применением унифицированной формы N Т-7.

Работники предприятия должны быть ознакомлены с графиком отпусков, как правило, не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты начала предоставляемого им ежегодного оплачиваемого отпуска. Уточним, что продолжительность этого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней.

При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Таким образом, основанием для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, наряду с заявлением работника является приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.

2. Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст. 123 ТК РФ работник должен быть предупрежден о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска.

Такое предупреждение (уведомление) (в соответствии с общим порядком предупреждения (уведомления)) следует направлять работнику персонально и в письменной форме.

Допускается предупреждение работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).

3. Заявление о предоставлении отпуска.

Заявление о предоставлении отпуска - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска.

Подготовка заявления производится лично работником в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в качестве основания указывается график отпусков.

При подготовке заявления о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы к нему следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя.

Отметим, что в соответствии со ст. 122 ТК РФ право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Предоставление последующих ежегодных оплачиваемых отпусков производится в соответствии с графиком отпусков с учетом стажа работы работника, дающего ему право на предоставление отпуска.

4. Записка-расчет о предоставлении отпуска.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику с применением унифицированной формы N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". Указанный документ предназначен для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска.

Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска

Как правило, оформление проекта приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм N Т-6 (N Т-6а). При этом форма N Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как форма N Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска представлены ниже.