Протокольні аспекти підготовки і проведення переговорів

Розглянемо коротко організаційні і протокольні питання підготовки і проведення переговорів з іноземними партнерами. Ще до приїзду іноземної делегації приймаюча сторона повинна скласти програму гостей на підприємстві (у місті, області). Складаються дві таких програми:— одна "зовнішня" — загальна програма, призначена для гостей;

— друга "внутрішня" — для приймаючої сторони, що включає всі технічні деталі по організації прийому делегації.

Зовнішня програма містить у собі інформацію з таких питань: 1. Зустріч і проведення делегації. 2. Розміщення в готелі. 3. Ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди). 4. Прийоми (сніданки, обіди і т.д). 5. Культурна програма (театр, екскурсії і т.п.).

Внутрішня програма являє собою розгорнутий документ, у якому знаходять висвітлення всі організаційні моменти, зв'язані з прийомом іноземних гостей. Вона затверджується керівником сторони, що приймає.

Зустріч делегації (в аеропорті, на вокзалі). Тут необхідне дотримуватися деяких протокольних правил, зокрема:

— Ранг і посада керівника зустрічаючої делегації повинні відповідати рангові і посаді керівника приїжджаючої делегації. Так, якщо приїжджає керівник іноземної фірми, те його повинний зустріти керівник приймаючої фірми.

— Якщо гість приїжджає разом із дружиною, то його зустрічає керівник нашої делегації так само з дружиною.
— Якщо в складі приїжджаючої іноземної делегації є жінка, то й у нашу зустрічаючу делегацію необхідно включити жінку — співробітника фірми.

— Що стосується вітання: першим представляється керівник приймаючої делегації, другим — керівник іноземної. Потім керівник приймаючої сторони представляє своїх співробітників — членів делегації, що приїхали зустрічати гостей. Після цього керівник іноземної делегації представляє членів своєї делегації. Якщо серед зустрічаючої групи є жінка, то її представляють у першу чергу. Голова приймаючої делегації повинний вручити квіти всім дамам.

Розсадження по автомобілях. У випадку приїзду делегації з З-х-4-х чоловік необхідно передбачити дві автомашини. Кращий варіант — забезпечення переговорів мікроавтобусом. Першим почесним місцем є місце на заднім сидінні праворуч по ходу руху автомобіля. Розміщення в готелі. У незалежності від часу прильоту (приїзду) гостей доцільно відразу ж з аеропорту (або вокзалу) відвести них у готель, допомогти їм оформити проживання і лише через 30-45 хвилин приступити до виконання наміченої програми.— кращий варіант — попрощатися з гістьми у вестибюлі готелю, домовившись з ними про візит ввічливості (протокольний візит).

Візит ввічливості. Відповідно до міжнародної протокольної практики візит ввічливості приймаючій стороні наносить голова іноземної делегації. Головна мета даного візиту полягає в уточненні програми перебування іноземної делегації, Час і місце зустрічі вибирають гості. Протокольний візит триває 20-30 хвилин, тому через 5-7 хвилин може бути подане частування: чай, кава, фрукти, цукерки і т.п. Ініціатива бесіди за приймаючою стороною, а відходу за гістьми. Є кувертні картки, розсадка за старшинством

Переваги господаря: Пріоритет протоколу господаря, контроль за організацією, ефект спортсмена. Переваги гостя: ефект гостинного господаря, не відволікаються на організацію

У процесі підготовки до переговорів виникає необхідність рішення таких протокольних питань як формування делегації, визначення місця і часу проведення переговорів, підготовка приміщення й ін.

Наприклад, при формуванні делегації, що буде брати участь у переговорах, важливо визначити її кількісний і персональний склад і призначити керівника делегації. Мова, на якої планується вести переговори, визначається за домовленістю. Місце і час ведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Доцільно обмежувати час проведення одиничних переговорів 2-3 годинами. Наприклад, з 10 до 12.30 або з 15 до 18 годин. На столах можуть лежати блокноти, олівці, сірники, сигарети, стояти попільниця, якщо дозволено курити, пляшки з мінеральною водою, фужери перевернені, можуть стояти квіти.

Існує кілька варіантів розсадження за столом переговорів.

рекомендується використовувати перекладача. Не можна стенографувати без домовленості